In recent years, the way we study and work has changed. The hybrid modality was imposed in most of the educational centers and companies, this means that it is no longer mandatory to be physically in the classrooms or in the offices, but we can work from the place we want. Now, for the modality of home office effective for workers and for the company culture, we need to track and measure the labor productivity in teleworking.
Existen muchas formas, recursos y herramientas que permiten realizar una medición precisa del progreso diario de los empleados. Aquí te contamos algunas.
1. 5 ways to measure the productivity of your employees
Una vez se implementó el home office, las empresas debieron encontrar maneras de controlar, medir y obtener resultados del trabajo de cada empleado. Por ejemplo, muchas empresas miden la productividad del teletrabajo estableciendo objetivos claros para los trabajadores, y así poder evaluar si se están cumpliendo.
In addition, it is important to establish realistic delivery deadlines for each task and thus be able to evaluate if the team is meeting the established objectives and deadlines. And the same with the amount of work done each day and the quality of this work.
Otro factor clave son las herramientas que existen tanto para mejorar la productividad y la colaboración entre equipos, como para calendarizar y hacer seguimiento de cada proyecto. Algunas de las más utilizadas son Google Calendar, Google Sheets, Jira, Asana, entre otras.
Lo mismo con las reuniones entre los equipos de trabajo, esto diríamos que es de lo más importante para no perder la comunicación y la colaboración en el día a día. Durante las reuniones se puede revisar el progreso del equipo, conversar sobre posibles mejoras o inconvenientes que puedan surgir, y además socializar con los compañeros. Para esto, las mejores herramientas para videoconferencia son: Google Meet, Zoom, Skype, Microsoft Teams, etc.
1.1 Organization of tasks
Para empezar a medir la productividad de tus empleados en el teletrabajo y hacer una evaluación del desempeño es clave organizar las tareas. Lo mejor es que sea por hora y por día, para tener un mejor control.
- Make a list to have an overview of the tasks of the day.
- Set deadlines to meet priorities.
- Delegate tasks if necessary.
- To follow.
- Knowing how to adapt in the event of unforeseen events or more urgent tasks.
The best digital tools for this are:
Google Keep: es una aplicación de notas y recordatorios que permite crear listas de tareas, notas de texto y notas de voz. También permite compartir notas y colaborar en tiempo real.
Google Calendar: With this online calendar you can spend less time planning and more time doing your tasks. It can also be shared with other users and works with all the tools of Google Workspace.
Trello: online task organization tool that uses cards to organize and prioritize tasks. It is very visual and easy to use.
Asana: is an online project management tool used to organize tasks, projects, and teams. It allows project creation, task assignment and collaboration in real time.
1.2 Evaluate the quality of time worked
Otra manera de medir la productividad en el teletrabajo tiene que ver con evaluar la calidad del tiempo que se trabaja. No solo es importante realizar las tareas, sino que estas estén bien hechas y no lleven más tiempo del que se necesita.
For example, it is important to control if the tasks are being completed on time and in the correct manner, what is the quality of the work and if it meets the specifications, keep track of the reduction of errors in each project, and also take into account the evaluations of supervisors, colleagues or clients to know if the work is of quality.
Está claro que estos indicadores dependen de cada trabajo, de lo que se espera de ello, etc. Pero resultan de gran ayuda para identificar áreas en las que se puede mejorar para maximizar la eficiencia y la productividad laboral.
1.3 Implement a competitive incentive system
This point is interesting to motivate employees. Many times the work becomes routine and it is important to stimulate the work team either with economic prizes, recognitions, or new projects.
Some tools for this can be:
Google Sheets: puedes utilizar una hoja de cálculo para establecer los proyectos e incentivos para cada persona y asignarla para que elijan en qué quieren trabajar. Cada proyecto tiene un tiempo estimado, por ejemplo, cinco horas, y así, los empleados que completan antes del plazo se consideran más productivos.
Google forms: con esta herramienta puedes crear formularios personalizados para encuestas y cuestionarios. Esto es útil tanto para obtener información de los empleados y sus inquietudes, como para conectar con los clientes y obtener información valiosa.
Google Meet: el sistema de videoconferencia de Google es una gran herramienta para reunirse con el equipo de trabajo y fomentar la comunicación interna. Además, hacer reuniones de retroalimentación pueden ayudar a los empleados a comprender cómo están siendo evaluados y qué áreas necesitan mejorar para obtener incentivos.
1.4 Smart Working
Esta metodología de trabajo permite a los empleados trabajar de forma flexible desde cualquier lugar, y por objetivos alcanzados en lugar del cumplimiento de horas.
Este tipo de organización del trabajo es posible llevarlo a cabo gracias a la tecnología y las herramientas de colaboración que brindan ciertas empresas como Google o Microsoft. Productos como los de Google Workspace son ideales para trabajar desde cualquier lugar con equipos distribuidos por todo el mundo.
En cuanto a la proactividad en el teletrabajo, el Smart Working ofrece numerosos beneficios, entre ellos:
- Greater flexibility and autonomy,
- Less travel time and cost
- Better reconciliation between work and personal life.
