Nos últimos anos, a forma como estudamos e trabalhamos mudou. A modalidade híbrida foi imposta na maioria dos centros educacionais e empresas, isso significa que não é mais obrigatório estar fisicamente nas salas de aula ou nos escritórios, mas podemos trabalhar do local que quisermos. Já para a modalidade de escritório em casa eficaz para os trabalhadores e para a cultura da empresa, devemos rastrear e medir o produtividade do trabalho no teletrabalho.
Nos últimos anos, a forma como estudamos e trabalhamos mudou. A modalidade híbrida foi imposta na maioria dos centros educacionais e empresas, isso significa que não é mais obrigatório estar fisicamente nas salas de aula ou nos escritórios, mas podemos trabalhar do local que quisermos. Agora, para que a modalidade home office seja eficaz para os trabalhadores e para a cultura da empresa, devemos fazer monitoramento e medição produtividade laboral em teletrabalho.
1. 5 maneiras de medir a produtividade de seus funcionários
Com a implantação do home office, as empresas tiveram que encontrar formas de controlar, medir e obter resultados do trabalho de cada funcionário. Por exemplo, muitas empresas medem a produtividade do teletrabalho estabelecendo objetivos claros para os trabalhadores, podendo assim avaliar se estão a ser cumpridos.
Além disso, é importante estabelecer prazos de entrega realistas para cada tarefa e assim poder avaliar se a equipe está cumprindo os objetivos e prazos estabelecidos. E o mesmo com a quantidade de trabalho feito a cada dia e a qualidade desse trabalho.
Outro fator chave são as ferramentas que existem tanto para melhorar a produtividade e colaboração entre equipes, quanto para agendar e monitorar cada projeto. Alguns dos mais usados são Google Calendar, Google Sheets, Jira, Asana, entre outros.
O mesmo acontece com as reuniões entre equipes de trabalho, diríamos que isso é o mais importante para não perder a comunicação e a colaboração no dia a dia. Durante as reuniões você pode rever o andamento da equipe, discutir possíveis melhorias ou inconvenientes que possam surgir, além de socializar com os colegas. Para isso, as melhores ferramentas para videoconferência são: Google Meet, Zoom, Skype, Microsoft Teams, etc.
1.1 Organização das tarefas
Para começar a medir a produtividade dos seus colaboradores em teletrabalho e fazer uma avaliação de desempenho é essencial organizar as tarefas. O melhor é que seja de hora em hora e diariamente, para ter um melhor controle.
- Faça uma lista para ter uma visão geral das tarefas do dia.
- Estabeleça prazos para atender às prioridades.
- Delegue tarefas, se necessário.
- Fazer seguimento.
- Saber adaptar-se perante imprevistos ou tarefas mais urgentes.
As melhores ferramentas digitais para isso são:
Google Keep: é um aplicativo de notas e lembretes que permite criar listas de tarefas, notas de texto e notas de voz. Ele também permite que você compartilhe notas e colabore em tempo real.
Calendário do Google: Com este calendário online, você pode gastar menos tempo planejando e mais tempo fazendo suas tarefas. Também pode ser compartilhado com outros usuários e funciona com todas as ferramentas de Espaço de trabalho do Google.
Trello: ferramenta de organização de tarefas online que usa cartões para organizar e priorizar tarefas. É muito visual e fácil de usar.
Ásana: é uma ferramenta de gerenciamento de projetos online usada para organizar tarefas, projetos e equipes. Ele permite a criação de projetos, atribuição de tarefas e colaboração em tempo real.
1.2 Avalie a qualidade do tempo trabalhado
Outra forma de medir a produtividade no teletrabalho tem a ver com a avaliação da qualidade do tempo de trabalho. Não é importante apenas concluir as tarefas, mas que sejam bem executadas e não demorem mais do que o necessário.
Por exemplo, é importante controlar se as tarefas estão sendo concluídas no prazo e da maneira correta, qual a qualidade do trabalho e se ele atende às especificações, acompanhar a redução de erros em cada projeto e também levar em em conta as avaliações de supervisores, colegas ou clientes para saber se o trabalho é de qualidade.
É claro que esses indicadores dependem de cada trabalho, o que se espera dele, etc. Mas eles são muito úteis para identificar áreas onde melhorias podem ser feitas para maximizar a eficiência e a produtividade da mão de obra.
1.3 Implementar um sistema de incentivo competitivo
Este ponto é interessante para motivar os funcionários. Muitas vezes o trabalho vira rotina e é importante estimular a equipe de trabalho seja com prêmios econômicos, reconhecimentos ou novos projetos.
Algumas ferramentas para isso podem ser:
Google Sheets: você pode usar uma planilha para estabelecer os projetos e incentivos de cada pessoa e atribuí-la para que ela escolha o que quer trabalhar. Cada projeto tem um tempo estimado, por exemplo, cinco horas e, portanto, funcionários que concluem antes do prazo são considerados mais produtivos.
Google forms: com esta ferramenta você pode criar formulários personalizados para pesquisas e questionários. Isso é útil tanto para obter informações dos funcionários e suas preocupações, quanto para se conectar com clientes e obter informações valiosas.
Google Meet: O sistema de videoconferência do Google é uma ótima ferramenta para reunir a equipe de trabalho e fomentar a comunicação interna. Além disso, realizar reuniões de feedback pode ajudar os funcionários a entender como estão sendo avaliados e em quais áreas precisam melhorar para obter incentivos.
1.4 Trabalho Inteligente
Esta metodologia de trabalho permite funcionários trabalhar de forma flexível de qualquer lugar, e por objetivos alcançados ao invés do cumprimento de horas.
Este tipo de organização do trabalho é possível graças à tecnologia e ferramentas de colaboração fornecidas por algumas empresas como Google ou Microsoft . Produtos como o Google Workspace são ideais para trabalhar de qualquer lugar com equipes espalhadas pelo mundo.
No que diz respeito à proatividade no teletrabalho, o Smart Working oferece inúmeras vantagens, entre as quais:
- Maior flexibilidade e autonomia
- Menos tempo e custo de viagem
- Melhor conciliação entre trabalho e vida pessoal.
