5 truques do Google Suite para se organizar no teletrabalho

Está em teletrabalho e sente-se perdido por falta de organização? Se a resposta for sim, preparamos este post para você.

Ter uma boa organização ao trabalhar de casa é essencial para atingir todos os objetivos, portanto, se você quiser saber como melhorá-la, G Suite, o conjunto de aplicativos Google para profissionais, da uCloud explicamos nossos melhores truques.?

teletrabalho atualmente

Como já comentamos em outros posts, ter a oportunidade de trabalhar de casa atualmente é essencial para muitos setores e profissionais. Há uma grande variedade de aplicativos que permitirão que você trabalho remoto seja mais suave e fácil, mas neste post vamos nos concentrar apenas nos truques em Google Suite, G Suite. Se quiser saber mais sobre teletrabalho pode obter mais informações consultando 4 ​​dicas para fazer videochamadas em casa e 6 aplicativos essenciais para teletrabalho.

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5 Truques com o Google Suite para ter uma melhor organização durante o teletrabalho

1. Google Agenda: mude a cor das suas tarefas

Esta é uma das melhores dicas para organizar seu trabalho no Google Agenda, com o alvo Google Suite. Você pode trabalhar com calendários diferentes ou consigo mesmo, mudando a cor de cada tarefa para organizar todos os eventos com maior clareza. Ter cada categoria de tarefas ou horários em uma cor diferente facilitará muito a sua organização e manterá suas tarefas em mente o tempo todo. Se quiser saber mais truques do Calendário, também pode consultar o artigo Google Agenda: 5 dicas para aproveitar ao máximo a correspondência máxima.

A. Calendários diferentes

Esta é a melhor opção se você deseja organizar eventos com base em temas e tem a opção de ocultar alguns deles. Você pode criar diferentes calendários com nomes como: “Horário de trabalho”, “Reuniões” e/ou “Tarefas”. Para criá-los, basta:

1. Ir a «Otros Calendarios«, en el extremo inferior izquierdo.
2. Clicar en el símbolo «+» y darle a «Crear un Calendario«
3. Darle un nombre a ese Calendario nuevo y clicar en «Crear Calendario»
4. Cuando esté creado, ir a «Mis Calendarios» y clicar en *. En la ventana que se abre, aplicarle un color.

B. Organize as tarefas no mesmo calendário

Se preferir não ter calendários diferentes, também tem a opção de o fazer num único calendário que reúna todos os dados. Você só precisa clicar com o botão direito do mouse no evento cuja cor deseja alterar. Dessa forma, você pode escolher o que mais gosta. Uma ação simples que permitirá identificar com maior agilidade a que horas do dia estamos e qual é a tarefa que devemos priorizar.

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2. Gmail: use filtros para automatizar ações

Uma ótima maneira de melhorar a organização em sua caixa de entrada do Gmail, usando o Google Suite, é criar filtros que automatizam ações. Desta forma, deixe a Suite trabalhar para si, poupando-lhe tempo e agilizando toda a organização das suas tarefas.

Para o fazer terás de:

1. Vá para Gmail e abra Configurações.
2. Vá para filtros e endereços bloqueados.
3. Clique em criar um filtro.
4. Asignar los valores por los que se quiere filtrar y darle en «Crear filtro»
5. En la ventana, elegir qué criterio queremos automatizar. Por ejemplo si quiero que un mensaje que me llega en nombre de un usuario concreto se etiquete automáticamente, pulsaremos la opción «aplicar la etiqueta: ….».

3. Planilhas Google: traduz textos automaticamente

Esta fantástica ferramenta pode ser muito útil para traduzir textos automaticamente e, desta forma, aumentar a produtividade caso perceba que ela caiu ultimamente. Para o fazeres apenas terás de:

1. Abra o Planilhas Google
2. Crie uma coluna com o idioma das palavras a serem traduzidas como título e outra com o idioma resultante da tradução.
3. Escreva as palavras que deseja traduzir.
4. En la columna de la traducción, escribe la fórmula para traducir. Por ejemplo: =GOOGLETRANSLATE(D4;»en»:»es»). En tu caso tendrías que cambiar «D4» por el nombre de la celda que quieres traducir, y los idiomas en función de tus preferencias.

Se quiser saber mais dicas sobre o Planilhas Google e o Google Suite para Negócios , recomendamos a leitura do artigo Planilhas Google: 7 dicas a serem um especialista . Dessa forma, você não perderá nenhum detalhe e poderá aproveitar ao máximo a ferramenta de forma mais prática e funcional.

4. Google Meet: crie suas chamadas facilmente

Se você precisa criar chamadas de forma rápida e fácil enquanto telecommuting, o Google Suite é a ferramenta ideal para resolver todas as necessidades de comunicação. Tudo o que você precisa fazer é acessar seu Google Calendário e criar diretamente a reunião. Depois de criado, ele será vinculado diretamente ao Google Meet por meio de um link. Graças a este link, você poderá convidar as pessoas que quiser da forma mais dinâmica, já que elas se conectarão com você com apenas um clique. Para fazer isso, siga estas etapas:

1. Acesse o Google Agenda
2. Crie um novo evento e adicione convidados de suas contas de e-mail.
3. Os convidados receberão uma mensagem em sua caixa de entrada onde poderão confirmar sua presença. Nessa mensagem, eles também receberão um link ou URL através do qual poderão acessar a chamada diretamente.
4. Se o hóspede quiser acessá-lo manualmente, basta ir diretamente ao seu calendário e clicar na URL. Uma janela do Google Meett será aberta com a videochamada. Lembre-se de que você deve ativar a câmera e o microfone para aproveitar ao máximo suas videochamadas e videoconferências.

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5. Google Docs: colaboração em tempo real

Se você já usou o Google Docs, mas se limitou apenas a escrever textos e salvá-los ou enviá-los, detalharemos todas as opções avançadas para que você aproveite ao máximo seu trabalho de forma colaborativa. trabalho remoto. Então, deixamos você com algumas das opções mais complexas:

A. Compartilhar um arquivo

Para compartir un archivo desde Google Docs e Suite de Google, es tan sencillo como entrar en el documento e ir al botón del margen derecho y pulsar la opción «Compartir». En la ventana que se abre solamente tendrás que escribir los correos con los que quieres compartir tu documento, dando pie a que otros usuarios puedan editarlo de manera sincronizada contigo. También puedes escribir una nota que aparecerá en el mensaje que recibirá el destinatario en su bandeja de entrada de Gmail.

B. Comentar diretamente no arquivo

Os documentos de Google nos permiten colaborar entre varias personas muy fácilmente gracias a la posibilidad de comentar directamente en el archivo para escribir mensajes a los otros colaboradores del documento. Además, si escribes un «+» seguido del correo de la persona, podrás etiquetarla y le llegará una notificación en la bandeja de entrada de su correo Gmail. También puedes asignarle el comentario como tarea. Todo ello, de manera muy dinámica y funcional.

C. Revise o histórico de edição para todas as alterações

Otra de las opciones interesantes y menos conocidas que posee Google Docs, es la utilidad de revisar el historial, para tener conocimiento de todos los cambios que se han realizado en el documento. Con Google Docs a parte de colaborar en remoto y no tener que crear distintas versiones de un mismo documento, también puedes acceder al historial de cambios. Esto te permite ver no solamente qué cambios hay, sin también quién los ha realizado, además de poder restaurar versiones anteriores. Solamente tienes que hacer clic en la pestaña «Todos los cambios se han guardado en Drive».

Quer começar a usar o Google Professional Suite?

Se você deseja começar a usar o Google Corporate Suite, A Ucloustore facilita a implementação do G Suite. Como Oficial Parceiro Premier do Google podemos aconselhá-lo e oferecer treinamento personalizado para responder às suas perguntas. A implementação do trabalho remoto na sua empresa, bem como o seu arranque, será um evento fácil e totalmente prático para a empresa. Você só precisa entrar em contato conosco a partir de nosso formulário na web ou ligar para nosso número de atendimento ao cliente diretamente no cliente 634.887 .870 e nossos agentes explicarão com muita clareza a melhor maneira de aproveitar a colaboração de sua equipe, dependendo de sua empresa e do setor em que você se encontra.

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