Salvar todos os dados e arquivos de uma empresa na nuvem é uma prática comum entre muitas empresas. No entanto, é possível que o seu ainda não tenha implementado serviços de nuvem para empresas, portanto, se você ainda tiver dúvidas sobre o que é a nuvem e como salvar arquivos nela, explicaremos em esta postagem.
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O que significa salvar seus documentos na nuvem?
Sim, parece muito óbvio, mas quando você não está envolvido neste mundo, não é tão óbvio. Salvar documentos na nuvem significa armazenar todos os seus dados em uma infraestrutura ou rede que está na internet e, portanto, não está em um espaço físico. Em um nível prático, isso significa poder acessar todos os dados e arquivos de qualquer lugar, sem ter que usar sempre o mesmo dispositivo.
Como salvar seus arquivos na nuvem?
Se o que você deseja é começar a implementar a prática de salvar todos os seus dados e documentos na nuvem na sua empresa, antes de mais nada você deve seguir estes passos.
1. Encontre a plataforma perfeita para empresas salvarem arquivos na nuvem
Existem várias opções: Google Drive, One Drive (Microsoft), Dropbox, Box... No entanto, se o que pretende é uma aplicação integrada que lhe dê múltiplas opções pensadas para o negócio, para além do armazenamento de ficheiros, uma boa opção é Google Drive. Este aplicativo está incluído gratuitamente nos aplicativos do Google sem domínio profissional (Gmail). Ainda assim, se você é um negócio, é melhor ter seu próprio domínio profissional com o G Plans Suite e, assim, você pode desfrutar de mais aplicativos e configurações para negócios. Se você quiser saber mais, leia aqui.
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2. Configure o acesso à plataforma
Parece óbvio, mas depois de criar sua unidade de armazenamento para salvar seus arquivos na nuvem, você deve configurar. No caso do Google Drive, você pode dar acesso total a todos os membros da sua empresa que tenham o mesmo domínio, a pessoas específicas ou, também, a membros de fora da empresa. Tudo isso com o nível máximo de segurança graças ao seu painel de administração que permite conceder e remover acesso total quando quiser. Juntamente com outras configurações de segurança, isso torna o uso da nuvem mais seguro e confiável do que o armazenamento físico.
Para dar aos seus membros acesso ao Google Drive, basta ir até a pasta que deseja compartilhar, clicar na seta para baixo e ir em "Compartilhar".
3. Carregue seus documentos e crie novos
É fácil assim, você já tem sua unidade de armazenamento em nuvem criada e compartilhada com sua equipe. Se você tiver o Google Drive, tudo o que precisa fazer é começar a salvar na nuvem criando pastas e fazendo upload de seus arquivos ou criando documentos do zero. Lembre-se de que, mesmo que já tenha usado as ferramentas do Office, você pode continuar editando e visualizando-as também por meio do Google Drive (explicaremos aqui).
A melhor ferramenta para salvar os arquivos da sua empresa na nuvem
Caso você tenha o seu negócio, embora tenha várias opções, nossa recomendação é que comece a usar o Drive. Como já mencionamos, contratando o pacote completo de licenças do G Suite (5,20? por mês) você também terá seu domínio profissional (nome@empresa.com), tudo seus aplicativos para trabalho e configurações de segurança.
Se você tiver alguma dúvida, teremos prazer em respondê-la!
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