Ter uma boa organização interna é essencial para ser mais eficiente e aumentar o desempenho. Especialmente durante o trabalho em equipe, em que é muito importante que todos os membros saibam exatamente o que deve ser feito e quando. É por isso que hoje explicaremos como criar um calendário de grupo no Google Agenda para melhorar tanto a organização dos projetos da equipe quanto a eficiência em cenários como o teletrabalho.
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Quem pode criar agendas de grupo no Google Calendar?
O Google Calendar é um aplicativo do Google incluído tanto na versão gratuita do Gmail quanto na versão do Gmail for Business Email (G Suite). No entanto, algumas opções avançadas como esta só podem ser encontradas em G Suite. Caso queira criar uma agenda para um grupo fechado de sua organização, você deverá precisa ser o administrador das contas do G Suite.
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Etapas para criar um calendário de grupo no Google Agenda
1. Crie o grupo
Se o que pretende é criar um calendário para determinados membros da sua equipa, e não para toda a organização, terá primeiro de criar um Grupo do Google. Você pode criar um grupo de diferentes maneiras: no console de administração ou no aplicativo Grupos do Google.
Opção 1: Console de administração (somente para administradores do G Suite)
- Entre no Console de administração. Lembre-se que se você não for o administrador ou não tiver acesso a esta conta, não poderá realizar esta etapa.
- Vá para Grupos.
- Clique em Criar grupo.
- Mais informações sobre o grupo serão solicitadas abaixo. Digite o nome, a descrição, o e-mail do grupo e os proprietários do grupo.
- Configure o grupo, inserindo as funções de proprietário, administrador e membro. Além disso, você também pode configurar as opções de acesso e admissão ao grupo.
- Clique em Criar grupo.
Opção 2: Grupos do Google
Essa opção pode ser feita por qualquer membro da equipe, desde que o Google Groups for Business esteja ativado. Se não estiver, entre em contato com o administrador para fazer isso.
- Faça login nos Grupos do Google.
- Crie um novo grupo.
- Preencha as informações sobre o grupo e configure-o.
- Clique em Criar grupo.
2. Crie o calendário
O segundo passo é criar o calendário no Google Calendar. Para isso você deve:
- Faça login com a conta de administrador do G Suite.
- Vá para Google Calendar
- Criar uma novo calendário (+), no lado esquerdo da tela e ao lado de Outros calendários.
- Adicione um nome, descrição e fuso horário ao calendário.
- Clique em Criar calendário.
3. Compartilhe o calendário com seu grupo
Para finalizar, você deve compartilhar o calendário com o grupo que criou no início. Para o fazer deve:
- Clique no calendário que você deseja compartilhar
- Acesse Permissões de acesso.
- Se você quiser compartilhá-lo com toda a sua organização:
- Marque Compartilhar com *seu domínio*
- Em Permissões, clique na seta para baixo e escolha a opção desejada.
- Se você deseja compartilhar com um grupo específico;
- Clique em Compartilhar com determinadas pessoas.
- Clique em Adicionar pessoas
- Em Permissões, clique na seta para baixo e escolha a opção desejada.
- Clique em Enviar.
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