Guardar en la nube todos los datos y archivos de una empresa es una práctica que es habitual entre gran parte de los negocios. Sin embargo, es posible que el tuyo aún no haya implementado los servicios en la nube para empresas, por lo que si aun te quedan dudas sobre qué es la nube y cómo guardar archivos allá, te lo explicamos en este post.
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¿Qué significa guardar en la nube tus documentos?
Si, parece muy obvio pero cuando no estás metido en este mundo no lo es tanto. Guardar documentos en la nube significa almacenar todos tus datos en una infraestructura o red que está en internet y que, por lo tanto, no está en un espacio físico. A nivel práctico, esto implica poder tener acceso a todos los datos y archivos desde cualquier lugar, sin necesidad de usar siempre el mismo dispositivo.
¿Cómo guardar en la nube tus archivos?
Si lo que quieres es empezar a implementar en tu empresa la práctica de guardar en la nube todos tus datos y documentos, primero que nada deberás seguir estos pasos.
1. Busca la plataforma perfecta para empresas para guardar en la nube archivos
Existen múltiples opciones: Google Drive, One Drive (Microsoft), Dropbox, Box… Sin embargo, si lo que quieres es una aplicación integrada que te de múltiples opciones pensadas para los negocios, más allá de almacenar archivos, una buena opción es Google Drive. Esta aplicación está incluida de forma gratuita en las aplicaciones Google sin dominio profesional (Gmail). Aun así, si eres una empresa será mejor que tengas tu propio dominio profesional con los planes G Suite y puedas disfrutar así de más aplicaciones y configuraciones para negocios. Si quieres saber más lee aquí.
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2. Configura el acceso a la plataforma
Parece evidente, pero una vez ya tienes creada tu unidad de almacenamiento para guardar en la nube tus archivos, debes configurarla. En el caso de Google Drive, puedes dar acceso total a todos los miembros de tu empresa que tengan tu mismo dominio, a personas concretas o, también, a miembros externos a la empresa. Todo ello, con el máximo nivel de seguridad gracias a tu panel de administrador que te permite dar y quitar acceso total cuando quieras. Junto a otras configuraciones de seguridad, esto hace que el uso de la nube sea más seguro y fiable que el almacenamiento físico.
Para dar acceso a tus miembros en Google Drive tan solo tienes que ir a la carpeta que quieres com partir, clicar la flecha hacia bajo e ir a «Compartir».
3. Sube tus documentos y crea de nuevos
Así de fácil, ya tienes tu unidad de almacenamiento en la nube creada y compartida con tu equipo. Si tienes Google Drive, tan solo tendrás que empezar a guardar en la nube creando carpetas y subiendo tus archivos, o creando documentos desde cero. Recuerda que aunque anteriormente usaras las herramientas Office, puedes seguirlas editando y visualizando también a través de Google Drive (te lo explicamos aquí).
La mejor herramienta para guardar en la nube los archivos de tu empresa
En caso que tengas tu negocio, aunque tienes varias opciones, nuestra recomendación es que empieces a usar Drive. Como ya hemos comentado, contratando el pack entero de licencias G Suite (5,20€ al mes) también tendrás tu dominio profesional (nombre@empresa.com), todas sus aplicaciones para el trabajo y las configuraciones de seguridad.
Si tienes cualquier duda, ¡estaremos encantados de resolverla!
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