En los últimos años, la forma en que estudiamos y trabajamos ha cambiado. Se impuso la modalidad híbrida en la mayoría de los centros educativos y de empresas, esto quiere decir que ya no es obligatorio estar físicamente en las aulas o en las oficinas, sino que podemos trabajar desde el lugar que queramos. Ahora bien, para que la modalidad de home office resulte eficaz para los trabajadores y para la cultura de la empresa, debemos hacer un seguimiento y medir la productividad laboral en el teletrabajo.
Existen muchas formas, recursos y herramientas que permiten realizar una medición precisa del progreso diario de los empleados. Aquí te contamos algunas.
1. 5 formas para medir la productividad de tus empleados
Una vez se implementó el home office, las empresas debieron encontrar maneras de controlar, medir y obtener resultados del trabajo de cada empleado. Por ejemplo, muchas empresas miden la productividad del teletrabajo estableciendo objetivos claros para los trabajadores, y así poder evaluar si se están cumpliendo.
Además, es importante establecer plazos de entrega que sean realistas para cada tarea y así poder evaluar si el equipo está cumpliendo con los objetivos y plazos establecidos. Y lo mismo con la cantidad de trabajo realizado cada día y la calidad de este trabajo.
Otro factor clave son las herramientas que existen tanto para mejorar la productividad y la colaboración entre equipos, como para calendarizar y hacer seguimiento de cada proyecto. Algunas de las más utilizadas son Google Calendar, Google Sheets, Jira, Asana, entre otras.
Lo mismo con las reuniones entre los equipos de trabajo, esto diríamos que es de lo más importante para no perder la comunicación y la colaboración en el día a día. Durante las reuniones se puede revisar el progreso del equipo, conversar sobre posibles mejoras o inconvenientes que puedan surgir, y además socializar con los compañeros. Para esto, las mejores herramientas para videoconferencia son: Google Meet, Zoom, Skype, Microsoft Teams, etc.
1.1 Organización de tareas
Para empezar a medir la productividad de tus empleados en el teletrabajo y hacer una evaluación del desempeño es clave organizar las tareas. Lo mejor es que sea por hora y por día, para tener un mejor control.
- Hacer una lista para tener una visión general de las tareas del día.
- Establecer plazos para cumplir con las prioridades.
- Delegar tareas si es necesario.
- Hacer seguimiento.
- Saber adaptarse en el caso de que surjan imprevistos o tareas más urgentes.
Las mejores herramientas digitales para esto son:
Google Keep: es una aplicación de notas y recordatorios que permite crear listas de tareas, notas de texto y notas de voz. También permite compartir notas y colaborar en tiempo real.
Google Calendar: con este calendario online puedes dedicarle menos tiempo a la planificación y más a la realización de tus tareas. Además se puede compartir con otros usuarios y funciona con todas las herramientas de Google Workspace.
Trello: herramienta de organización de tareas en línea que utiliza tarjetas para organizar y priorizar tareas. Es muy visual y fácil de usar.
Asana: es una herramienta de gestión de proyectos en línea que se utiliza para organizar tareas, proyectos y equipos. Permite la creación de proyectos, la asignación de tareas y la colaboración en tiempo real.
1.2 Evaluar la calidad del tiempo trabajado
Otra manera de medir la productividad en el teletrabajo tiene que ver con evaluar la calidad del tiempo que se trabaja. No solo es importante realizar las tareas, sino que estas estén bien hechas y no lleven más tiempo del que se necesita.
Por ejemplo es importante controlar si las tareas se están logrando completar en tiempo y forma, cuál es la calidad del trabajo y si cumple con las especificaciones, llevar un control de la reducción de errores en cada proyecto, y también tener en cuenta las valoraciones de los supervisores, colegas o clientes para saber si el trabajo es de calidad.
Está claro que estos indicadores dependen de cada trabajo, de lo que se espera de ello, etc. Pero resultan de gran ayuda para identificar áreas en las que se puede mejorar para maximizar la eficiencia y la productividad laboral.
1.3 Implementar un sistema competitivo de incentivos
Este punto resulta interesante para motivar a los empleados. Muchas veces el trabajo se vuelve rutinario y es importante estimular al equipo de trabajo ya sea con premios económicos, reconocimientos, o nuevos proyectos.
Algunas herramientas para esto pueden ser:
Google Sheets: puedes utilizar una hoja de cálculo para establecer los proyectos e incentivos para cada persona y asignarla para que elijan en qué quieren trabajar. Cada proyecto tiene un tiempo estimado, por ejemplo, cinco horas, y así, los empleados que completan antes del plazo se consideran más productivos.
Google forms: con esta herramienta puedes crear formularios personalizados para encuestas y cuestionarios. Esto es útil tanto para obtener información de los empleados y sus inquietudes, como para conectar con los clientes y obtener información valiosa.
Google Meet: el sistema de videoconferencia de Google es una gran herramienta para reunirse con el equipo de trabajo y fomentar la comunicación interna. Además, hacer reuniones de retroalimentación pueden ayudar a los empleados a comprender cómo están siendo evaluados y qué áreas necesitan mejorar para obtener incentivos.
1.4 Smart Working
Esta metodología de trabajo permite a los empleados trabajar de forma flexible desde cualquier lugar, y por objetivos alcanzados en lugar del cumplimiento de horas.
Este tipo de organización del trabajo es posible llevarlo a cabo gracias a la tecnología y las herramientas de colaboración que brindan ciertas empresas como Google o Microsoft. Productos como los de Google Workspace son ideales para trabajar desde cualquier lugar con equipos distribuidos por todo el mundo.
En cuanto a la proactividad en el teletrabajo, el Smart Working ofrece numerosos beneficios, entre ellos:
- Mayor flexibilidad y autonomía,
- Menor tiempo y coste de desplazamiento
- Mejor conciliación entre la vida laboral y personal.
ES 
EN 
BR 