Sistemas de videoconferencia para empresas

Los sistemas de videoconferencia para empresas, forman parte del nuevo modelo de colaboración e interacción que ha ido evolucionando durante los últimos años. Una transformación digital que incluye organizar reuniones virtuales, pantallas interactivas y colaboración en directo de todos los usuarios.  

El sistema que ofrece Google Meet Hardware es uno de los más completos en este sentido, ya que cuenta con la interfaz de llamada y todos los equipos de videoconferencia que ofrece junto a grandes empresas como Logitech, Lenovo, Asus e incluso los propios Chromebook. Hangouts Meet, el sistema de videoconferencia de Google, ofrece una experiencia de videollamada fiable con quien quieras, desde cualquier sitio, con la mejor calidad y super intuitiva.

En este blog, vamos a hablar sobre los diferentes tipos de colaboración empresarial y cual seria nuestra solución de videoconferencia ideal.  

1. ¿Qué son los sistemas de videoconferencia?

Los sistemas de videoconferencia son herramientas de comunicación que permiten a las personas reunirse y colaborar en tiempo real a través de internet utilizando dispositivos de audio y video. Estos sistemas suelen incluir características como compartición de pantalla, grabación de llamadas, y chat de texto. Se utilizan ampliamente en entornos empresariales y educativos para reuniones virtuales, capacitaciones y colaboración en equipo.

En su mayoría, la solución de videoconferencia incluye una aplicación o software para controlar y poder organizar reuniones, y la parte del hardware que incluye el dispositivo (por ejemplo un Chromebox), control (control remoto o con panel táctil, en función del kit), cámara (inteligente y adaptada al tamaño de la sala) y lo más importante que serian los altavoces y micrófonos (alta calidad de audio y un micrófono inteligente).

El Chromebox es una solución de escritorio pequeña y muy asequible que trabaja con Chrome OS. Se puede conectar a cualquier monitor convirtiéndose en un poderoso dispositivo, y se integra con el conjunto completo de aplicaciones de Google. Es la mejor opción para crear una sala de reuniones y poder tener múltiples puertos, un ordenador potente y además es pequeño y ligero.

Por otra parte, los equipos de videoconferencia que incluyen cámaras de alta definición cuentan con un campo de visión y diseño adaptable al tamaño de la sala, permitiendo así sacar el máximo de provecho.

Los altavoces y micrófono son clave para organizar reuniones de calidad, en este sentido no debemos escatimar en una buena imagen y sonido. Esta gama de productos cuenta con cancelación de ruido, lo que es ideal para que nos oigan correctamente y además, no interrumpir a los demás cuando nos hablan o están presentando con sonidos ambientes. 

2. ¿Qué sistemas de videoconferencia hay para empresas?

Existen diferentes compañías que ofrecen sistemas de videoconferencia para empresas, cada uno de estos sistemas tiene sus propias funciones y características, por lo que es recomendable investigar y comparar para encontrar el mejor ajuste para las necesidades específicas de cada usuario. Entre los más destacados y completos se encuentran:

2.1 Google Meet Hardware

Google Meet hardware es uno de los mejores sistemas de videoconferencia, incluso combinado con algunos plugins del mercado se convierte en una herramienta única. Es muy intuitiva, segura y sin interrupciones ya que funciona desde la nube de Google. 

Esta herramienta incluye mayor comodidad, flexibilidad y seguridad en el área profesional, ya que se adapta a la velocidad de tu red para que puedas hacer videollamadas de gran calidad estés donde estés.

Con el servicio de Hangouts Meet, Google permite a los usuarios conectarse con mayor facilidad, y con una calidad muy superior a lo que se acostumbraba, así el trabajo colaborativo y a distancia, es mucho más simple, optimizando así tiempo y recursos para una mejor experiencia en videollamadas.

2.2 Zoom

Es una solución de videoconferencia en línea que permite reuniones en tiempo real, videollamadas grupales, compartición de pantalla, grabación de llamadas, y chat de texto. Se puede encontrar en una versión gratuita y otra de pago que permite hasta 1000 participantes y sin límite de tiempo, a diferencia de la versión gratuita que permite videoconferencias de máximo 40 minutos.

2.3 Microsoft Teams

Es la plataforma de comunicación y colaboración de Microsoft que incluye videoconferencia, chat de texto, compartición de pantalla, y almacenamiento en la nube. Esta integrada con la suite de Microsoft, permitiendo colaborar en línea con todos los participantes de la reunión a tiempo real.

2.4 Jitsi Meet

Esta plataforma no requiere de la instalación de una aplicación en tu ordenador, ya que opera a través de un navegador web. Jitsi Meet funciona como un sistema de videoconferencia de código abierto que, al igual que la mayoría de opciones, permite reuniones en tiempo real, videollamadas grupales, compartición de pantalla, grabación de llamadas, y chat de texto. La cantidad de participantes en la reunión dependerá del rendimiento de tu ordenador y de la velocidad de tu conexión a Internet.

3. Software para videoconferencias

Ahora nos toca hablar sobre el Software, la aplicación que vamos a utilizar en todas nuestras reuniones. En este caso, nos vamos a centrar en el software que ofrece Google, ya que ofrece una de las más completas aplicaciones para hacer videoconferencias de una forma totalmente gratuita, segura y bastante intuitiva.

Este sistema de videoconferencias para empresas se destaca por ser de fácil acceso, porque se integra de forma automática con la App de Calendar, y con tan solo un click podemos entrar a la llamada y hablar; y seguro, ya que incluye videollamadas fiables donde el propio organizador puede controlar quien ingresa a la reunión, cómo y cuándo lo hace. Además, si cuentas con un dispositivo Chrome, Hangouts Meet ya está incluido, por lo que no tendrás que instalar nada. 

Y al igual que la mayoría de plataformas, permite compartir pantalla con todos los participantes de la reunión, y grabar y emitir las videollamadas, para luego compartirlas con los miembros de tu equipo y ofrecer la mejor experiencia de colaboración entre equipos.

4. Los sistemas de videoconferencia profesional más destacados del mercado

Entre los sistemas de videoconferencia más destacados del mercado, encontramos grandes titanes como Google con Google Meet, Microsoft con Teams, Zoom, Skype, Discord, entre otros. Además, se suma a la lista Avocor, que se unió a Google para crear dos pizarras interactivas (una para escritorios personales o salas pequeñas y otra para salas grandes), pensadas para mejorar la colaboración en videoconferencias y adaptándose a los nuevos modelos de trabajo híbrido. 

En general, las empresas están eligiendo cada vez más contar con un sistema de videoconferencia profesional, ya que brinda las siguientes ventajas:

1. Permite la colaboración en tiempo real entre personas que se encuentran en diferentes lugares, lo que permite aumentar la eficiencia y productividad.
2. Ahorra tiempo y dinero en desplazamientos ya que las reuniones pueden realizarse de forma remota.
3. Mejora la comunicación y el trabajo en equipo al permitir ver y escuchar a los participantes en tiempo real.
4. Permite compartir información y documentos en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones y el trabajo colaborativo.
5. Ofrece una mayor flexibilidad y comodidad, ya que las personas pueden unirse a las reuniones desde cualquier lugar con acceso a internet.
6. Proporciona una mayor seguridad ya que las videoconferencias pueden ser grabadas y guardadas para su uso futuro.

5. ¿Cómo se dividen los sistemas de videoconferencia?

En primera instancia podemos diferencias dos categorías principales de los sistemas de videoconferencia:

Sistemas de videoconferencia dedicados: Estos son sistemas de videoconferencia específicos que se utilizan solo para videoconferencia. Estos sistemas suelen tener hardware y software específico y se utilizan principalmente en entornos empresariales y educativos.

Sistemas de videoconferencia integrados: Estos son sistemas de videoconferencia que se integran con otras herramientas de comunicación y colaboración, como correo electrónico, chat y almacenamiento en la nube. Estos sistemas suelen ser más flexibles y accesibles, y se utilizan tanto en entornos empresariales como personales.

Además, los sistemas de videoconferencia también se pueden dividir en software y hardware, donde los sistemas de software son aquellos que se ejecutan en una computadora y se accede a través de un navegador web, mientras que los sistemas de hardware son aquellos que incluyen dispositivos físicos como cámaras y micrófonos.

También se pueden dividir en sistemas de videoconferencia de código abierto y sistemas de videoconferencia de pago, los primeros son gratuitos pero pueden tener menos funciones, mientras que los segundos ofrecen una mayor cantidad de características y servicios por un costo.