El mundo y particularmente las empresas están cada vez más digitalizadas y cuentan con una cantidad abrumadora de información sensible, es por esto que la protección de datos se ha convertido en una prioridad fundamental para individuos y organizaciones. En este contexto, surge el concepto de Data Loss Prevention (DLP), una solución integral diseñada para prevenir la pérdida y filtración de datos confidenciales.
El DLP es mucho más que una simple herramienta de seguridad; se trata de un conjunto de tecnologías, políticas y procesos destinados a salvaguardar información valiosa y mantener la confianza de los clientes.
En este artículo, explicaremos en profundidad qué es el DLP y cómo puede ayudar a mitigar los riesgos asociados con la fuga de datos, tanto en el ámbito empresarial como en el personal.
1. ¿Qué es una solución DLP?
Una solución DLP, o Data Loss Prevention, es un conjunto de tecnologías y políticas diseñadas para prevenir la pérdida, filtración o robo de información sensible y confidencial. Estas soluciones están enfocadas en identificar, supervisar y controlar el flujo de datos dentro de una organización, con el objetivo de evitar fugas no autorizadas de información y proteger la propiedad intelectual, la privacidad de los clientes y el cumplimiento de regulaciones legales.
Una solución DLP utiliza diversos métodos para lograr este propósito. Puede realizar un seguimiento de la actividad de los usuarios, monitorear el contenido de los correos electrónicos y otros tipos de comunicaciones, analizar archivos y documentos en busca de información sensible, aplicar políticas de encriptación y bloquear o restringir el acceso a ciertos datos en función de las reglas y políticas predefinidas.
Estas soluciones DLP se implementan en el nivel de la red, los dispositivos y los endpoints (puntos finales), como computadoras y dispositivos móviles. Al combinar tecnología, políticas y capacitación, una solución DLP ayuda a las organizaciones a mitigar los riesgos de pérdida de datos y a mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información empresarial.
2. Reglas que sigue el Data Loss Prevention
Las reglas, que se siguen en el marco del DLP, están orientadas a garantizar la seguridad de la información y protegerla de posibles fugas o accesos no autorizados. Con la función Prevención de la pérdida de datos (DLP), puedes crear y aplicar reglas para controlar el contenido que los usuarios pueden compartir en archivos fuera de la organización.
Estas reglas de DLP activan un análisis de los archivos en busca de contenido sensible e impiden que los usuarios compartan ese contenido, por ejemplo información sensible, como números de tarjetas de crédito o de identificación persona. Además, puedes permitir el uso compartido controlado dentro de un dominio, una unidad organizativa o un grupo.
De esta manera se ayuda a las organizaciones a proteger su información confidencial y minimizar el riesgo de pérdida o divulgación no autorizada de datos.
¿Cómo se lleva a cabo este proceso?
- Defines las reglas de DLP, en las que se especifica qué contenido es sensible y debe protegerse. Las reglas de DLP se aplican tanto a Mi unidad como a Unidades compartidas.
- DLP analiza el contenido en busca de infracciones de reglas de DLP que provoquen incidentes.
- DLP implementa las reglas que has definido y al infringirlas se provocan acciones como, por ejemplo, alertas.
- Recibes una alerta de infracción de las reglas de DLP.
3. ¿Cómo se implementa un DLP?
La implementación de un sistema de Data Loss Prevention (DLP) implica una serie de pasos clave. A continuación, te presento una guía general sobre cómo se lleva a cabo la implementación de un DLP:
- Evaluación de necesidades: Comienza por comprender tus necesidades específicas en términos de protección de datos. Identifica los activos y tipos de información confidencial que deseas proteger, así como los riesgos asociados y las regulaciones legales que debes cumplir. Esta evaluación ayudará a definir los objetivos y requisitos de tu solución DLP.
- Planificación de la estrategia: Crea un plan detallado para implementar la solución DLP. Define las políticas y reglas específicas que deseas aplicar para monitorear y proteger los datos. Considera aspectos como el monitoreo de redes, correos electrónicos, almacenamiento de datos y dispositivos móviles, así como la implementación de controles de acceso y encriptación.
- Selección de la solución DLP: Investiga y elige una solución DLP que se ajuste a tus necesidades y presupuesto. Evalúa diferentes proveedores, teniendo en cuenta aspectos como la funcionalidad, el rendimiento, la escalabilidad y la facilidad de uso. Asegúrate de que la solución DLP seleccionada sea compatible con tus sistemas y plataformas existentes.
- Configuración y personalización: Una vez que hayas seleccionado la solución DLP, procede a configurarla según las políticas y reglas establecidas en tu estrategia. Define qué datos se consideran confidenciales y cómo se deben proteger. Configura los sistemas para que realicen el monitoreo, análisis y filtrado de datos de acuerdo con tus necesidades específicas.
- Implementación gradual: En lugar de implementar la solución DLP en toda la organización de una sola vez, considera un enfoque gradual por fases. Comienza con áreas o departamentos piloto y realiza pruebas exhaustivas para garantizar un despliegue exitoso. A medida que ganas experiencia y confianza, expande gradualmente la implementación a otras áreas de la organización.
- Capacitación y concienciación: Proporciona capacitación adecuada a los empleados sobre las políticas y procedimientos de seguridad de datos. Asegúrate de que comprendan cómo utilizar correctamente la solución DLP y qué comportamientos evitar para evitar la pérdida de datos.
- Monitoreo y mantenimiento continuo: La implementación de un DLP requiere un monitoreo y mantenimiento constantes. Supervisa regularmente los informes y alertas generados por la solución DLP para detectar posibles violaciones o incidentes de pérdida de datos. Realiza actualizaciones periódicas del sistema y ajusta las políticas según sea necesario para adaptarse a los cambios en el entorno empresarial y las nuevas amenazas de seguridad.
4. ¿Qué tipos de archivo se analizan con DLP?
4.1 Aplicaciones que se analizan
Estas son algunas de las aplicaciones que se analizan:
- Hojas de cálculo
- Documentos
- Presentaciones
- Archivos subidos a Formularios: DLP analiza los archivos que se envían como respuesta a preguntas de Formularios. Es posible que los encuestados no puedan enviar las respuestas o reciban advertencias si intentan subir contenido sensible.
Es importante tener en cuenta que DLP no analiza los comentarios que se realizan en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos, ni tampoco las notificaciones por correo de los comentarios. Además, DLP no analiza el contenido de Sites y Formularios (excepto los archivos subidos en Formularios).
4.2 Tipos de archivo que se analizan
Estos son algunos de los tipos de archivos cuyo contenido se analiza:
- Tipos de archivos de documentos: .doc, .docx, .html, .pdf, .ppt, .wpd, .xls, .xlsx y .xml
- Tipos de archivos de imágenes: .bmp, .eps, .fif, .gif, .img_for_ocr, .jpeg, .png, .ps y .tif
- Tipos de archivos comprimidos: .7z, .bzip, .gzip, .rar, .tar y .zip
- Tipos de archivos personalizados: .hwp, .kml, .kmz, .sdc, .sdd, .sdw, .sxc, .sxi, .sxw, .ttf, .wml y .xps
Los archivos de vídeo y de audio no se analizan.
5. ¿Cuál es la ventaja de tener Data Loss Prevention?
El Data Loss Prevention (DLP) ofrece una amplia gama de ventajas, desde la protección de datos confidenciales y el cumplimiento normativo hasta la prevención de amenazas internas y el mantenimiento de la reputación empresarial. Al implementar una solución DLP, las organizaciones pueden salvaguardar sus activos más valiosos y garantizar la confianza de sus clientes y socios comerciales.
Entre las principales ventajas se destacan:
- La posibilidad de controlar tus datos confidenciales dentro y fuera de la nube.
- Evita la pérdida, filtración o robo de datos sensibles, garantizando así la privacidad y seguridad de la información empresarial y de los clientes.
- Poder tener mayor visibilidad sobre el riesgo de datos sensibles en toda tu organización.
- Prevenir amenazas internas a través del monitoreo y análisis de la actividad de los usuarios. De esta manera, el DLP puede detectar comportamientos sospechosos, como la transferencia masiva de datos o el acceso no autorizado, y tomar medidas para prevenir pérdidas de datos antes de que ocurran.
- Consultar los datos que almacenas y tratas.
- Configurar fácilmente la inspección y la monitorización de datos.
- Ahorro de costos ya que la implementación de DLP puede ayudar a prevenir incidentes de pérdida de datos y evitar los costos asociados, como multas regulatorias, litigios, recuperación de incidentes de seguridad y pérdida de ingresos debido a la pérdida de clientes o daños a la reputación.
6. Usar DLP de Workspace para evitar la pérdida de datos
Utilizar Data Loss Prevention (DLP) de Workspace es una excelente opción para prevenir la pérdida de datos en tu entorno empresarial. Google Workspace, anteriormente conocido como G Suite, ofrece una serie de funciones y herramientas integradas que puedes aprovechar para implementar medidas de protección de datos.
A continuación, te presento algunas formas en las que puedes utilizar DLP de Workspace para evitar la pérdida de datos:
- Auditar el uso en Drive de contenido sensible que tus usuarios puedan haber compartido ya para recopilar información sobre los archivos que han subido los usuarios y que incluyen este tipo de contenido.
- Advertir directamente a los usuarios finales que no compartan contenido sensible fuera del dominio.
- Impedir que se compartan datos sensibles (como números de identificación personal) con usuarios externos.
- Alertar a los administradores u otros usuarios sobre infracciones de las políticas o incidentes de DLP.
- Investigar los detalles de un incidente con información sobre la infracción de las políticas.
