Herramientas para videoconferencias

En el post anteriores, hemos hablado sobre la importancia de contar con un buen sistema de videoconferencia para hacer reuniones entre miembros de tu equipo. Hoy nos centraremos en las diferentes herramientas para videoconferencias.

Ahora bien, para hacer un recordatorio sobre los sistemas de videoconferencia, veremos sus principales pros y contras a la hora de adquirirlos y utilizarlos:

  Ventajas de una herramienta para videoconferencias:

• Reduces tus costes de transporte
• El tiempo jugará a tu favor, ya que el tiempo dedicado a la persona/reunión será únicamente el que dure la videoconferencia.
• Podrás concentrar tu atención en los temas principales de la videoconferencia y evitar distracciones.
• Tendrás la oportunidad de invitar a más personas que aporten algo valioso a la conversación, antes y durante la llamada en curso.

  Desventajas de una herramienta para videoconferencia:

• Deberás realizar pequeñas sesiones informativas para poder dominar la herramienta.
• Al tener todo en la nube, dependemos de tener una buena conexión a internet.
• Al principio supondrá un coste elevado, pero con el paso del tiempo te darás cuenta que es una buena inversión a futuro.

1. ¿Qué herramientas se utilizan para la videoconferencia?

Las herramientas de videoconferencia más comunes que encontramos en el mercado hoy en día son de dos grandes como Google y Microsoft. Aunque en el último tiempo, otras empresas como por ejemplo Discord (enfocada al sector gaming), Skype o Zoom, han pisado fuerte ofreciendo buena calidad de este tipo de herramientas para realizar videoconferencias. 

En el caso de Google, ofrece uno de los sistemas de videoconferencias más utilizado por las empresas, Google Meet Hardware, que incluye una aplicación muy completa, sencilla, intuitiva y segura. Al estar conectada a Google Cloud, con simplemente tener una buena conexión a internet y un dispositivo móvil o de sobremesa, permite reunirse desde donde quiera que estés, sin ninguna interrupción. Además, ofrece número ilimitado de reuniones, opción de compartir pantalla, y edición de documentos y archivos en directo, que facilita la colaboración con los miembros de tu equipo.

2. ¿Cuál es la mejor herramienta para videoconferencias?

Hay ciertos aspectos fundamentales a tener en cuenta a la hora de elegir con qué herramientas para videoconferencias trabajaras. Dependiendo del uso que le darás, el tamaño del espacio donde te reuniras con los miembros de tu equipo, y/o la cantidad de gente que se reunirá.

Al mismo tiempo, el precio, la seguridad, la calidad del audio y del video, las funcionalidades que permiten compartir pantalla o documentos, y la facilidad de uso serán claves para elegir las mejores herramientas para realizar videoconferencias.

Desde uCloud, destacamos Google Meet Hardware que ofrece todas estas características de forma muy pareja, y destaca a nivel de experiencia de usuario, seguridad, estética y facilidad de uso. Además, se adapta perfectamente a todas las funcionalidades que ofrece Google con su paquete Workspace, y trabaja en la nube, permitiendo compartir documentos con personas externas a la empresa, con total seguridad y evitando filtraciones.  

3. ¿Cómo se llama la herramienta para videoconferencias de Google?

Hangouts Meet es el sistema de videoconferencia de Google y esta conformado por la app de Hangouts Meet y el Hardware de videoconferencia. Esta herramienta para videoconferencia incluye:

Chromebox: un ordenador pequeño con mucha potencia que se puede conectar a cualquier tipo de monitor convirtiéndose en un dispositivo para transmitir las reuniones.

Altavoces: micrófono que se conecta a las videollamadas muy fácilmente, evita el ruido ambiente y se adapta a cualquier tipo de sala y de cantidad de personas. 

Cámara: Google incluye cámaras de alta definición, con un diseño y campo de visión que se adapta al tipo y tamaño de la sala, ya sea pequeña, mediana o grande. 

Control: permite conectar la reunión de manera muy fácil, de manera inalámbrica. Para controlar la imagen, el sonido, y todas las herramientas de la videoconferencia. 

Estas aplicaciones, están totalmente vinculadas a las demás apps de Google, como por ejemplo Calendar. De esta manera, si tenemos una reunión, hacemos click encima de la reunión y se nos abrirá la sala de videoconferencia donde todos los miembros del equipo entrarán el día y la hora preferida por todos. O incluso desde Gmail, podemos compartir el url durante la llamada invitando a más usuarios.

4. ¿Cuáles son las 5 herramientas de videoconferencias más usadas y sus principales características?

A continuación vamos a nombrar el Top 5 de herramientas, más usadas y mejor valoradas:

4.1. Google Meet

Google Meet es una plataforma de videoconferencia desarrollada por Google, que permite a los usuarios participar en reuniones en línea en tiempo real con otras personas en diferentes ubicaciones. Puede ser utilizado por individuos y empresas para reuniones virtuales, clases en línea, presentaciones, entre otras cosas.

Es muy intuitiva, segura y sin interrupciones ya que funciona desde la nube de Google, y además, ofrece características como compartir pantalla, grabación de reuniones y control de asistencia.

Ventajas de Google Meet:

• Google Meet es intuitivo y fácil de usar, lo que lo hace accesible para personas de todas las edades y habilidades técnicas.
• Integración con Google Workspace: Meet se integra perfectamente con otros productos de Google, como Gmail y Calendar, lo que facilita la planificación y la asistencia a reuniones.
• Meet es una aplicación en línea, lo que significa que puede ser accedida desde cualquier lugar con una conexión a Internet.
• Google Meet ofrece video de alta calidad, audio claro y opciones de compartir pantalla, lo que lo hace adecuado para reuniones profesionales y personales.

Desventajas de Google Meet:

• Para una experiencia de videoconferencia satisfactoria, se necesita una conexión a Internet de alta velocidad, lo que puede ser un problema en áreas con conexiones limitadas.
• Las reuniones gratuitas en Google Meet tienen un límite de tiempo de 60 minutos, lo que puede ser insuficiente para algunas reuniones más largas.

4.2. Microsoft Teams

Microsoft Teams es una plataforma de comunicación y colaboración en línea desarrollada por Microsoft. Ofrece una amplia variedad de herramientas y características, incluyendo chat en tiempo real, videoconferencias, compartir archivos y aplicaciones, y una integración con otros servicios de Microsoft, como Outlook y OneDrive. Esta herramienta está diseñado para ser utilizado por equipos y organizaciones para colaborar y comunicarse de manera efectiva y es una alternativa popular a otras plataformas similares.

Nota: no hay tono de llamada en las llamadas grupales con más de 25 participantes. El grupo recibirá una notificación de inicio de llamada y puede seleccionar la opción «Unirse a la llamada» en el momento en que esté listo.

Ventajas de Skype:

• Puedes realizar videollamadas en calidad HD.
• El límite de personas en una videollamada es de hasta 100 miembros, cuenta con la opción de activar subtítulos para leer lo que se dice durante una videoconferencia.
• Permite la grabación de llamadas.
• Tiene la opción de compartir pantalla.

Desventajas de Skype:

• Para hacer llamadas a números fijos tienes que pagar una tarifa extra.  
• El buzón de voz no es gratuito.
• Es una aplicación un tanto pesada para ordenadores y puede llegar a consumir una gran cantidad de memoria RAM.
• En su versión móvil puede presentar problemas en la calidad de audio o video a la hora de realizar una videoconferencia.

4.4. Zoom

Puedes crear reuniones con vídeo apagado, con video encendido y otras donde compartas únicamente tu pantalla. Te da la opción de una prueba gratuita al iniciar tu registro, tras lo cual tendrás disponible la opción para programar la videoconferencia: agrega el tema de la reunión y obtendrás una URL para compartir. Por otro lado, en el botón «Invitar a otros» puedes añadir a más participantes.

Una novedad que involucra a esta plataforma y a Google Meet, es la reciente interoperabilidad entre ambas herramientas para videoconferencias. Ahora es posible unirse a reuniones de Google en Zoom y viceversa.

Ventajas de Zoom Meeting:

• Tienes la posibilidad de incluir hasta 1000 participantes por sesión en los planes más completos.
• Puedes configurar distintos niveles de visibilidad, ya que está la opción de hacer sesiones donde únicamente compartas tu pantalla.
• Cuentas con videos de capacitación para tu equipo y soporte técnico.

Desventajas de Zoom Meeting:

• Aunque tiene un uso bastante intuitivo, quizá alguno de los participantes necesite una introducción completa en el sistema.
• La calidad del audio y del video varían mucho en función de la conexión de cada participante.
• «Zoom bombing»: este fenómeno consiste en la aparición de personas no invitadas a una reunión privada. Para evitar esto, puedes crear una contraseña o sala de espera para tu reunión.

4.5. Jitsi

Abre su sitio de inicio de videoconferencias, donde únicamente deberás ingresar un tema para tu conversación. Puedes integrar tu calendario, además de que tienes una ventana para acceder a tu historial.

Una vez que aceptes el uso de la cámara y el micrófono, agrega los correos de contacto de los participantes. Entrarán en la ventana indicada con solo hacer clic en el enlace correspondiente.

También puedes ingresar desde su aplicación para tu smartphone Android o iPhone.

Ventajas de Jitsi:

• Te da la opción de compartir tu calendario.
• Cuenta con la vista de pantalla simultánea para que despliegues tus presentaciones.
• Dispone de un chat lateral con el que podrás intercambiar mensajes rápidamente.

Desventajas de Jitsi:

• Jitsi tiene un largo camino recorrido en la optimización de su interfaz; no obstante, es menos atractiva que la de otros programas.
• Algunos usuarios reportan algunas fallas en el chat cuando acceden por medio de la aplicación.

5. ¿Qué es mejor Teams o google Meet?