¿Cómo hacer presentaciones online para el trabajo?

En el entorno laboral actual, presentar tus proyectos al resto de tu equipo, a los clientes o a posibles inversores es esencial. Para ello, contar con las mejores herramientas para hacer presentaciones de trabajo y poder acceder a ellas desde cualquier lugar y dispositivo, sin perder ninguna información ni cambiar el diseño, es muy importante. Es por esto que existen aplicaciones para hacer presentaciones online que sustituyen al tradicional Power Point, y evitan que pierdas cualquier dato. ¿Quieres saber como hacer presentaciones online? ¡Te lo explicamos!

1. ¿Cuáles son las herramientas más conocidas para hacer una presentación?

Google Slides es una herramienta de presentación gratuita y basada en la nube de Google que te permite crear, exponer y colabora en presentaciones online en tiempo real y con cualquier dispositivo. Además permite conectarse con otras aplicaciones de Google como Inserta gráficos de Google Sheets o responder a comentarios directamente desde Gmail. Las presentaciones google son una buena opción para equipos que trabajan de forma remota o que necesitan compartir presentaciones con facilidad.

Microsoft PowerPoint es la herramienta de presentación más popular del mercado. Ofrece una amplia gama de funciones y opciones de diseño, lo que la hace ideal para crear presentaciones online. 

Prezi es una herramienta para hacer una presentacion online que utiliza un enfoque de presentación panorámica para crear presentaciones más atractivas e interactivas. Es una buena opción para presentaciones que requieren un alto nivel de creatividad.

Canva es una herramienta de diseño gráfico que también se puede utilizar para crear presentaciones. Ofrece una amplia gama de plantillas y recursos para crear presentaciones visualmente atractivas.

La elección de la herramienta adecuada dependerá de las necesidades específicas de la presentación. Estos son algunos factores a considerar al elegir una herramienta para hacer una presentación para el trabajo online:

• Funciones y opciones de diseño: La herramienta debe ofrecer las funciones y opciones de diseño necesarias para crear la presentación deseada.
• Facilidad de uso: La herramienta debe ser fácil de usar, incluso para personas que no tienen experiencia en el diseño de presentaciones.
• Precio: La herramienta debe tener un precio que se ajuste al presupuesto.

2. Pasos clave para preparar una presentación online efectiva y atractiva

2.1 Elige tu aplicación para hacer presentaciones online

Antes que nada, debes elegir entre las muchas opciones que tienes para hacer presentaciones online. Entre las más conocidas, están Google Presentaciones  (Slides), Canva y Prezi.

Sin embargo, teniendo en cuenta que lo que quieres son presentaciones para el trabajo, una de las mejores opciones es Google Presentaciones. Piensa que es posible que tu presentación contenga información importante para tu empresa, por lo que tener un control absoluto sobre quien tiene acceso y un buen nivel de seguridad será importante. Recuerda que google presentaciones online está en las aplicaciones gratuitas de Google, pero también puede encontrarse junto a opciones avanzadas en las licencias Google Workspace para empresas de Google.

2.2 Prepara el contenido para tus presentaciones online

Puede parecer una tontería, pero preparar el contenido para una presentación es básico. Nosotros recomendamos que empieces con algo tan básico como es escribir en un papel los puntos principales de tu presentación y resumas en una frase el mensaje principal con el que resumirías cada diapositiva.

2.3 Elige un tema para tu presentación online

Para empezar con las presentaciones de trabajo, abre la aplicación y elige alguno de los temas. Puedes crearlo tu mismo, elegir entre los múltiples que ya ofrece Google o descargarte temas hechos por otros en páginas web como SlidesCarnival.

Además, también tienes la opción de explorar entre todas las fuentes de Google, de forma que abras donde abras la presentación, tendrás asegurado que el estilo tus tipografías se mantengan.

2.4 Prepara tu presentación online

¡Empieza la mejor parte! Ya puedes empezar tu presentación. Te dejamos 5 tips súper interesantes para poder mejorar al máximo tus presentaciones de trabajo y darle una apariencia más profesional:

• Dicta tus notas para tener claro qué quieres decir y cuándo lo quieres decir. Ve a Herramientas > Dictar por voz notas del orador.
• Añade algunos de los mejores add-ons para Google Slides. Te recomendamos Insert icons for Slides, con el que podrás añadir directamente iconos a tu presentación, o Unsplash Photos, para insertar fotos profesionales.
• Añade links buscando las webs directamente. Da click derecho al sitio donde quieras pegar el enlace y ve a enlace. En la caja de texto, puedes escribir directamente las palabras clave para buscar el contenido que te interesa compartir.
• Pega hojas de cálculo directamente desde tu archivos, y actualizalas en un click. Puedes hacerlo a través de Insertar > Gráfico >  Hojas de cálculo, o copiando y pegando directamente la hoja de cálculo. Si quieres actualizarlas, puedes hacerlo a través del botón que te aparecerá en el extremo superior derecho.
• Inserta tus fotos de Drive. Además, también puedes insertar tus fotos guardadas en la nube directamente, a través de Insertar > Imagen > Drive. Esto también permitirá que siempre tengas a tu alcance tus recursos, estés dónde estés.

2.5 Comparte tu presentación online como quieras

Una vez ya has terminado tu presentación, puedes compartirla con quien quieras y cómo quieras. Por un lado, puedes dar acceso solamente a usuarios que tengan el dominio de tu empresa. Esto asegurará que nadie externo pueda verla.

Además, si tienes que presentar y no tienes tu ordenador portátil encima, puedes acceder desde tu móvil y enviarlo a la pantalla, en caso que tengan Chromecast. Puedes hacerlo a través de la app de Google Home.

Por último, en caso que tengas tus dispositivos de videoconferencia Hangouts Meet, o simplemente uses la aplicación Hangouts, también podrás compartirles tu pantalla con las presentaciones online.

3. Ventajas de utilizar presentaciones online en el ámbito laboral

Las presentaciones online ofrecen una serie de ventajas en el ámbito laboral, entre las que destacan:

Organización de la información de forma clara: Las presentaciones online permiten organizar la información de forma clara y concisa, utilizando diferentes herramientas y recursos visuales. Esto ayuda a que la audiencia entienda mejor el mensaje que se quiere transmitir.

Facilidad de edición y trabajo: Las presentaciones en línea son fáciles de editar y trabajar, incluso desde dispositivos móviles. Esto permite realizar cambios o correcciones en el último momento, o adaptar la presentación a diferentes audiencias.

Resumen y síntesis de la información: Las presentaciones de trabajo online pueden ayudar a resumir y sintetizar la información de forma efectiva. Esto es útil para presentaciones de informes, análisis o cualquier otra información compleja.

Ayuda a retener la atención: además pueden utilizar diferentes recursos visuales para ayudar a retener la atención de la audiencia. Esto es importante, especialmente en presentaciones largas o complejas.

Pueden consultarse en cualquier momento: hacer presentaciones online es clave ya que pueden consultarse en cualquier momento, desde cualquier lugar. Esto facilita la difusión de la información y el acceso a ella por parte de la audiencia.

Además de estas ventajas, las presentaciones online también ofrecen la posibilidad de realizar encuestas o cuestionarios en tiempo real, lo que puede ser útil para obtener feedback de la audiencia. También permiten utilizar herramientas de colaboración, como el chat o la pizarra virtual, para interactuar con la audiencia y fomentar el debate.

4. Cómo interactuar con la audiencia en presentaciones de trabajos para empresas

Las presentaciones online se han convertido en una herramienta indispensable en el ámbito laboral. Son una forma eficaz de transmitir información a una audiencia amplia, ya sea dentro o fuera de la empresa.

Una presentación online efectiva requiere no solo de una buena preparación de las diapositivas, sino también de una interacción eficaz con la audiencia. Esto es importante para garantizar que el mensaje se entienda y se capte, y para fomentar la participación y el debate.

Con herramientas como Google Slides, la capacidad de interactuar con la audiencia se ha vuelto más accesible y efectiva que nunca.

1. Encuestas y Formularios Integrados: Google Slides ofrece la opción de incorporar encuestas y formularios directamente en tu presentación. Aprovecha esta funcionalidad para recopilar opiniones instantáneas, realizar evaluaciones de conocimientos o incluso para sondear la opinión de la audiencia sobre temas específicos.
2. Chat en Tiempo Real: Fomenta la interacción mediante la función de chat en tiempo real. Anima a la audiencia a hacer preguntas, comentar sobre puntos específicos o compartir ideas. Responde activamente a través del chat para mantener un flujo constante de comunicación.
3. Colaboración en Documentos Compartidos: Utiliza la integración de Google Slides con Google Drive para fomentar la colaboración en tiempo real. Invita a los participantes a editar documentos compartidos durante la presentación, permitiéndoles contribuir directamente a la discusión y proporcionar comentarios en tiempo real.
4. Preguntas y Respuestas en Vivo: Dedica tiempo específico para preguntas y respuestas en vivo. Invita a la audiencia a plantear sus dudas y responde de manera detallada. Si la audiencia es grande, considera utilizar herramientas adicionales, como Google Meet, para sesiones de preguntas más interactivas.
5. Elementos Multimedia Interactivos: Rompe la monotonía mediante la incorporación de elementos multimedia interactivos. Utiliza videos, imágenes y gráficos interactivos para mantener la atención y permitir que la audiencia se sumerja aún más en el contenido.