Como escolher o melhor dispositivo de videoconferência para sua empresa

O modalidade de trabalho híbrida ou remota mudou vários aspectos nas empresas, entre eles, o uso de dispositivo de videoconferência como uma ferramenta essencial para melhorar a colaboração e comunicação entre equipes de trabalho. É por isso que saber escolher o melhor dispositivo de videoconferência é muito importante para garantir que o reuniões on-line (seja no próprio escritório ou remotamente) são os mais eficiente e efetivo possível.

A seguir contamos as principais características de cada sistema de videoconferência e o mais importante a ter em conta para escolher o que melhor se adapta à sua empresa.

Qualidade de áudio e vídeo: Certifique-se de que o dispositivo tenha boa qualidade de áudio e vídeo para que as conversas sejam claras e ininterruptas.

Compatibilidade: Certifique-se de que o dispositivo seja compatível com as plataformas de videoconferência que sua empresa usa com frequência, como Zoom, Skype, Microsoft Teams e muito mais.

Fácil de usar: O dispositivo deve ser fácil de configurar e usar, para que os funcionários não percam tempo aprendendo como usá-lo.

Funções adicionais: Alguns dispositivos possuem recursos adicionais, como compartilhamento de tela, gravação de reuniões e capacidade de conexão a vários microfones ou câmeras.

Custo: O custo é uma consideração importante, mas nem sempre é necessário gastar muito dinheiro para obter um dispositivo de alta qualidade.

Tamanho e portabilidade: Considere o tamanho do dispositivo e se ele precisa ser portátil para que os funcionários possam usá-lo em locais diferentes.

Suporte técnico: Certifique-se de que o dispositivo venha com suporte técnico, para que você possa obter ajuda se tiver problemas.

1. Quais equipamentos são necessários para desenvolver uma videoconferência?

Na maior parte, o dispositivo de videoconferência É composto por software, ou seja, um aplicativo, e hardware, composto por alto-falantes, câmera, sistema de controle, etc. Além disso, é extremamente importante ter uma boa conexão com a internet, e os seguintes equipamentos:

Dispositivo de videoconferência: Pode ser um computador, um tablet ou um celular, que possua webcam, microfone e alto-falantes ou fones de ouvido para participar da reunião.

Conexão com a internet: É necessária uma conexão de Internet de alta velocidade para videoconferências tranquilas e ininterruptas.

Plataforma de videoconferência: uma plataforma de videoconferência deve ser escolhida, como Google Meet, Zoom, Skype, Microsoft Teams, entre outros, que é compatível com o dispositivo que será utilizado para a videoconferência.

Hardware adicional: Se for necessária uma melhor qualidade de vídeo ou áudio, equipamentos adicionais poderão ser usados, como microfones externos, webcams de alta qualidade e alto-falantes.

Software de gerenciamento de reuniões: Algumas plataformas de videoconferência também possuem ferramentas para gerenciamento de reuniões, como compartilhamento de tela, lousa digital, gravação de reuniões, entre outras.

2. Chaves para escolher o melhor software de videoconferência

Para termos reuniões produtivas devemos levar em consideração vários aspectos, incluindo a escolha de um bom software de videoconferência, a escolha de um bom hardware e levar em consideração como será a sala de reunião e a quantidade de pessoas que ela estará.

EM Quanto a Programas, É importante:

• Escolha um que seja fácil de usar e possuem funcionalidades específicas que melhoram a experiência da reunião, como compartilhamento de tela, gravação de reuniões, bate-papo, reações emoji, etc.
• Que tenha medidas de segurança exigindo proteger informações e usuários de possíveis ataques cibernéticos.
• Que seja compatível com outros programas que você usa em sua empresa (como Google Workspace qualquer Microsoft Office).
• Tenha em mente o custos e que cabem no orçamento da sua empresa. Cada fornecedor destes serviços tem planos específicos para cada necessidade, com mais ou menos funcionalidade.

2.1. Finalidades para as quais a videoconferência será implementada

Na medida do possível, é importante saber antecipadamente que utilização daremos ao nosso sistema de videoconferência. Com essas informações será mais viável encontrar o melhor dispositivo de videoconferência para sua empresa. Entre os usos mais comuns podem estar a integração de equipes de trabalho, maior comunicação e colaboração, entrevistas de emprego, treinamentos, etc.

2.2. Suporte técnico

Tenha um suporte técnico autorizado e personalizado é fundamental para qualquer dispositivo de videoconferência. O suporte para software de videoconferência é crucial, pois garante que a experiência de videoconferência seja a mais tranquila e eficaz possível. Os fornecedores de software de videoconferência devem oferecer suporte técnico confiável e rápido para ajudar os usuários a resolver problemas técnicos e maximizar a produtividade.

23. Qualidade e quantidade de participantes em cada reunião

De acordo com quantidade de participantes que costumam participar de cada reunião, será a escolha do plano que você considera, já que os provedores do sistemas de videoconferência Eles oferecem pacotes que variam de acordo com a quantidade de usuários que têm acesso à plataforma e quantos poderão ingressar na reunião simultaneamente.

Além disso, será necessário ter em conta a qualidade da câmera e do alto-falante, e que sejam apropriados para o tipo de sala de reunião e o número de participantes. Neste sentido existem kits de hardware de videoconferência de diversos tamanhos, pequenos, médios ou grandes, que atendem às necessidades de cada ambiente.

2.4. Ferramentas complementares disponíveis

Para melhorar a experiência de videoconferência, as empresas prestadoras de serviços oferecem cada vez mais ferramentas. Entre os mais utilizados estão:

• Compartilhar tela: Este recurso permite que um participante compartilhe sua tela com outras pessoas na reunião. É útil para apresentações e demonstrações.
• Gravação da reunião: Este recurso permite gravar a reunião para revisar mais tarde ou compartilhar com quem não pôde comparecer.
• Salas de reuniões virtuais: Este recurso permite que os participantes se dividam em grupos menores para discutir tópicos específicos durante a reunião.
• Pesquisas e questionários: Algumas plataformas de videoconferência oferecem ferramentas de pesquisa e questionário para obter feedback instantâneo dos participantes durante a reunião.
• Integração com outras ferramentas de produtividade: Algumas plataformas de videoconferência se integram a outras ferramentas de produtividade, como calendários, tarefas e armazenamento em nuvem, facilitando a colaboração e a produtividade da equipe.
• Filtros de vídeo: Este recurso permite que os participantes usem efeitos e filtros de vídeo para melhorar a aparência do vídeo durante a reunião.

2.5. Alternativas ao hardware do Google Meet

Se falarmos de um solução de videoconferência em concreto, Hardware do Google Meet é o Sistema de videoconferência do Google, composto pelo aplicativo Hangouts Meet e hardware de videoconferência. É composto por Google Chromebox, um pequeno computador em formato de caixa, muito potente, que pode ser conectado a qualquer monitor virando um dispositivo, o alto-falante com cancelamento de ruído, a câmera de alta definição que deve ser adaptada ao tamanho da sala de reunião, e o Google Hangouts Meet Mecanismos de controle de hardware.

Como alternativa ao serviço Google, este Equipes da Microsoft outro dos sistemas de videoconferência mais utilizados. É mais uma aplicação criada pela Microsoft para trabalho híbrido que permite a colaboração entre equipas, para que estejam informadas, organizadas e ligadas, tudo num só local. Assim como seu concorrente, Google Meet, oferece a utilização de aplicativos como chat, calendário, etc.

Ampliação é outra alternativa de software de videoconferência que se tornou muito popular durante a pandemia para a realização de reuniões virtuais ou aulas online, devido à sua interface fácil de usar. Depois, o número de usuários que utilizam esta plataforma diminuiu, embora ela ofereça vários recursos e esteja disponível em diversas plataformas, incluindo Windows, macOS, iOS e Android. No momento Zoom e Google Meet foram integrados para melhorar a acessibilidade e a experiência em videochamadas em ambas as plataformas.