Como usar o Google Vault para gerenciamento de registros e conformidade regulatória?

A gestão eficiente de registros e a conformidade regulatória são elementos essenciais para qualquer empresa. Com a crescente quantidade de informação gerada e partilhada online, é essencial contar com ferramentas fiáveis que nos ajudem gerenciar e proteger nossos dados. É aqui que entra em jogo. Cofre do Google, uma solução poderosa fornecida pelo Google para gerenciamento de registros e ele conformidade normativa. 

Neste artigo, exploraremos como usar o Google Vault para garantir a integridade de nossos registros, cumprir os regulamentos e padrões relevantes e garantir tranquilidade em termos de segurança e privacidade dos dados de nossa organização.

1. O que é o Google Vault? 

Cofre do Google É uma ferramenta de controle de informações, gerenciamento de registros e conformidade normativa fornecido pelo Google. Com o Vault, empresas e organizações podem gerenciar, reter, bloquear, pesquisar e exportar com segurança dados de usuários armazenados. Google Workspace, em Gmail, Google Drive, Google Meet e Bate-papo do Google.

Com o Google Vault, as empresas podem definir políticas de retenção e retenção de dados para cumprir os requisitos legais e regulamentares. Também permite pesquisar e recuperar rapidamente informações relevantes quando necessário, seja para investigações internas, solicitações legais ou auditorias de conformidade.

Além disso, o Google Vault oferece ferramentas para segurança e controle para proteger dados confidenciais. Permite estabelecer permissões e acessos a diferentes usuários, realizar auditorias de atividades e estabelecer alertas para detectar comportamentos suspeitos ou não conformes. 

2. Como funciona o Google Vault? 

O Google Vault funciona como uma plataforma abrangente de conformidade e gerenciamento de registros. Fornece ferramentas para configurar políticas de retenção, pesquisar e recuperar dados, cumprir regulamentos e padrões e proteger a segurança das informações em sua organização.

É importante ter em mente que para Para que o Vault pesquise e retenha dados do usuário, os usuários precisam ter uma licença do Google Workspace e uma licença do Vault. As licenças do Vault incluídas são:

• Padrão de linha de frente
• Negócios Plus
• Empreendimento
• Todas as edições de Educação
• Enterprise Essentials e Enterprise Essentials Plus (somente acesso verificado por domínio)
• Google Workspace Empresarial

Como funcionam as licenças

• Se o Vault estiver incluído na sua edição, uma licença desse serviço será atribuída automaticamente a todos os usuários da sua organização.
• Se o Vault estiver disponível como uma licença complementar, você poderá adquirir licenças do Vault para alguns ou todos os usuários da sua organização. O Vault só tem acesso aos dados de usuários que possuem licenças do Vault atribuídas a eles. 
• Se você excluir um usuário ou uma licença necessária, os dados dele poderão ser excluídos permanentemente e não estarão mais disponíveis no Vault.

Agora, para começar a usar o Google Vault, siga estas etapas:

Se sua organização tiver uma edição do Google Workspace que não inclua o Google Vault, comprar licenças do Vault.

Peça a um superadministrador do Google Workspace para configurar o acesso do usuário e os privilégios do Vault. O superadministrador também pode criar regras de retenção padrão para começar a reter dados imediatamente. Recomendamos que você trabalhe com a equipe jurídica ou de conformidade da sua organização para determinar os requisitos de governança de informações e de descoberta eletrônica.

Os usuários do Vault podem fazer login e começar a usar este serviço. 

3. Vantagens do Google Vault 

O Google Vault oferece vários benefícios para gerenciamento e conformidade de registros em uma organização. Algumas dessas vantagens incluem:

• Conformidade regulatória simplificada: O Google Vault ajuda a atender aos requisitos legais e regulamentares, permitindo a retenção e a pesquisa de dados armazenados nos produtos do Google. Isso facilita o processo de resposta a solicitações legais e auditorias de conformidade.
• Pesquisa rápida e precisa: O Google Vault oferece uma função de pesquisa poderosa que permite encontrar informações relevantes em grandes volumes de dados. Filtros avançados e opções de pesquisa permitem precisão e agilidade na pesquisa de dados específicos, palavras-chave, datas e muito mais.
• Preservação e retenção personalizadas: Com o Google Vault, você pode definir políticas de retenção personalizadas para diferentes tipos de dados. Isso garante que os dados sejam retidos pelo tempo necessário para cumprir os requisitos legais e regulamentares específicos da sua organização.
• Proteção de dados sensíveis: O Google Vault oferece ferramentas de segurança e monitoramento para proteger dados confidenciais. Você pode definir permissões e acesso para garantir que apenas pessoas autorizadas possam acessar as informações. Você também pode auditar atividades e receber alertas sobre alterações ou comportamentos suspeitos.
• Exportação e produção de dados: O Google Vault permite que os dados sejam exportados em diversos formatos, facilitando o uso em investigações internas, solicitações legais e auditorias externas. Isso ajuda a agilizar processos e garante a disponibilidade dos dados quando necessário.
• Integração com produtos Google: O Google Vault integra-se diretamente com produtos populares do Google, como Gmail, Google Drive, Google Meet e Google Chat. Isso facilita o gerenciamento de registros e a conformidade regulatória, pois todos os dados são armazenados em um só lugar.

4. De quais apps do Google Workspace posso obter informações?

Com Cofre do Google, você pode obter informações e gerenciar logs dos seguintes aplicativos Google Workspace:

Gmail: O Google Vault permite pesquisar, reter e exportar e-mails e anexos armazenados em contas do Gmail no seu domínio do Google Workspace.

Google Drive: Você pode usar o Google Vault para pesquisar, reter e exportar arquivos armazenados no Google Drive, incluindo documentos, planilhas, apresentações e outros tipos de arquivo.

Google Conheça: O Google Vault permite pesquisar e reter registros de reuniões realizadas no Google Meet, como gravações de reuniões e registros de bate-papo.

Bate-papo do Google: Você pode usar o Google Vault para pesquisar, reter e exportar conversas e mensagens de chat feitas no Google Chat, tanto em mensagens individuais quanto em salas de chat (desde que o histórico esteja ativado).

Google Voz: Mensagens de texto, mensagens de voz e suas transcrições, além de registros de chamadas do Google Voice para o Google Workspace

Nova versão de Sites do Google

5. Quais informações o administrador do Google Vault pode recuperar? 

Como administrador, você tem um nível mais alto de acesso e controle sobre o informações no Google Vault em comparação com usuários regulares. Pode acesse e extraia as seguintes informações:

1. E-mails e anexos: Você pode pesquisar, visualizar e exportar e-mails e anexos armazenados em contas do Gmail no seu domínio do Google Workspace.
2. Documentos e arquivos do Google Drive: Você pode pesquisar, visualizar e exportar documentos, planilhas, apresentações e outros tipos de arquivos armazenados no Google Drive.
3. Gravações e check-ins do Google Meet: Você pode pesquisar e acessar gravações de reuniões realizadas no Google Meet, bem como registros de bate-papo associados a essas reuniões.
4. Conversas e mensagens do Google Chat: Você pode pesquisar, visualizar e exportar conversas e mensagens de chat feitas no Google Chat, tanto em mensagens individuais quanto em salas de chat.
5. Chamadas e mensagens de texto do Google Voice: Se sua organização usa o Google Voice, você pode pesquisar e acessar registros de chamadas e mensagens de texto feitas por meio dessa plataforma.
6. Mensagens em grupos de discussão dos Grupos do Google: Se você usa os Grupos do Google para comunicação em grupos de discussão, poderá pesquisar, visualizar e exportar mensagens nesses grupos.

6. Em quais planos o Google Vault está incluído? 

Cofre está incluído nas edições negócios e Empreendimento de Google Workspace Sem custos adicionais.

• Padrão de linha de frente
• Negócios Plus
• Empreendimento
• Todas as edições de Educação
• Enterprise Essentials e Enterprise Essentials Plus (somente acesso verificado por domínio)
• Google Workspace Empresarial

7. Quem pode aproveitar as vantagens do Google Vault?

Na realidade, qualquer organização ou indivíduo que exija gerenciamento eficaz de registros, conformidade regulatória e capacidade de pesquisar e acessar dados com segurança pode aproveitar Cofre do Google. 

Mas é verdade que é uma ferramenta muito útil para Administradores de conta do Google da sua empresa, pois permite controlar as informações de cada usuário que você definir, além de estabelecer políticas de retenção personalizadas, gerenciar permissões de acesso e proteger os dados sensíveis da organização. Eles também podem usar os recursos de pesquisa avançada para ajudar na resolução de problemas técnicos e a recuperação de dados perdidos.

Com o Google Vault também é possível acessar pesquisas, mensagens e histórico de exportação de arquivos, o que lhe permitirá ter sempre os documentos da empresa sob controle.