Cómo elegir el mejor dispositivo de videoconferencia para tu empresa

La modalidad de trabajo híbrida o remota ha cambiado varios aspectos en las empresas, entre ellos, el uso del dispositivo de videoconferencia como herramienta esencial para mejorar la colaboración y comunicación entre equipos de trabajo. Es por esto que saber elegir el mejor dispositivo de videoconferencia es muy importante para asegurar que las reuniones en línea (ya sean en la propia oficina o a distancia) sean lo mas eficientes y efectivas posibles.

A continuación te contamos las principales características de cada sistema de videoconferencia y lo más importante a tener en cuenta para elegir el que mejor se adapte a tu empresa.

Calidad de audio y video: Asegúrate de que el dispositivo tenga una buena calidad de audio y video para que las conversaciones sean claras y sin interrupciones.

Compatibilidad: Asegúrate de que el dispositivo sea compatible con las plataformas de videoconferencia que tu empresa utiliza con frecuencia, como Zoom, Skype, Microsoft Teams, entre otros.

Facilidad de uso: El dispositivo debe ser fácil de configurar y utilizar, para que los empleados no pierdan tiempo en aprender a usarlo.

Funciones adicionales: Algunos dispositivos tienen funciones adicionales, como compartir pantalla, grabar la reunión y la capacidad de conectarse a varios micrófonos o cámaras.

Costo: El costo es una consideración importante, pero no siempre es necesario gastar una gran cantidad de dinero para obtener un dispositivo de alta calidad.

Tamaño y portabilidad: Considera el tamaño del dispositivo y si es necesario que sea portátil para que los empleados puedan usarlo en diferentes lugares.

Soporte técnico: Asegúrate de que el dispositivo venga con soporte técnico, para que puedas obtener ayuda si tienes problemas.

1. ¿Qué equipo se necesita para desarrollar una videoconferencia?

En su mayoría, el dispositivo de videoconferencia se compone de software, o sea una aplicación, y el hardware, compuesto por altavoces, cámara, sistema de control, etc. Además, es sumamente importante tener buena conexión a internet, y los siguientes equipos:

Dispositivo de videoconferencia: esto puede ser un ordenador, una tablet o un teléfono móvil, que tenga una cámara web, un micrófono y altavoces o auriculares para poder participar en la reunión.

Conexión a Internet: se necesita una conexión a internet de alta velocidad para una videoconferencia fluida y sin interrupciones.

Plataforma de videoconferencia: se debe elegir una plataforma de videoconferencia, como Google Meet, Zoom, Skype, Microsoft Teams, entre otros, que sea compatible con el dispositivo que se utilizará para la videoconferencia.

Hardware adicional: si se requiere una mejor calidad de video o audio, se pueden usar equipos adicionales, como micrófonos externos, cámaras web de alta calidad y altavoces.

Software de gestión de reuniones: algunas plataformas de videoconferencia también tienen herramientas para gestionar reuniones, como compartir pantalla, pizarra digital, grabación de reuniones, entre otros.

2. Claves para elegir el mejor software de videoconferencia

Para tener reuniones productivas debemos tener en cuenta varios aspectos, entre ellos elegir un buen software de videoconferencia, elegir un buen hardware, y tener en cuenta como será la sala de reuniones y la cantidad de gente que estará.

En cuanto al software, es importante:

• Elegir uno que sea fácil de usar y cuente con funcionalidades específicas que mejoran la experiencia de las reuniones como compartir pantalla, grabación de la reunión, chat, reacciones de emoji, etc.
• Que tenga mediadas de seguridad exigentes para proteger la información y a los usuarios de posibles ataques cibernéticos.
• Que sea compatible con otros programas que utilices en tu empresa (como Google Workspace o Microsoft Office).
• Tener presente los costos y que se ajusten al presupuesto de tu empresa. Cada proveedor de estos servicios cuenta con planes específicos para cada necesidad, con más o menos funcionalidades.

2.1. Fines para los cuales se implementará la videoconferencia

En la medida de lo posible es importante saber de antemano que uso le daremos a nuestro sistema de videoconferencia. Con este dato será más factible encontrar el mejor dispositivo de videoconferencia para tu empresa. Entre los usos más comunes pueden estar la integración de los equipos de trabajo, mayor comunicación y colaboración, entrevistas laborales, formaciones, etc.

2.2. Soporte técnico

Contar con un soporte técnico autorizado y personalizado es clave para cualquier dispositivo de videoconferencia. El soporte para un software de videoconferencia es crucial ya que garantiza que la experiencia de videoconferencia sea lo más fluida y efectiva posible. Los proveedores de software de videoconferencia deben ofrecer un soporte técnico confiable y rápido para ayudar a los usuarios a solucionar problemas técnicos y maximizar la productividad.

2.3. Calidad y cantidad de participantes en cada reunión

Según la cantidad de participantes que se unan habitualmente a cada reunión, será la elección del plan que consideres ya que los proveedores de los sistemas de videoconferencia ofrecen paquetes que varían en función del número de usuarios que tienen acceso a la plataforma y cuantos podrán unirse a la reunión simultáneamente.

Además, habrá que tener en cuenta la calidad de la cámara y de los altavoces, y que estos sean los adecuados para el tipo de sala de reunión y la cantidad de asistentes. En este sentido existen kits de hardware de videoconferencia de diferentes tamaños, small, medium o large, que cubren las necesidades de cada sala.

2.4. Herramientas suplementarias disponible

Para mejorar la experiencia de las videoconferencias, las empresas proveedoras del servicio ofrecen cada vez más herramientas. Entre las más utilizadas se destacan:

• Compartir pantalla: esta función permite que un participante comparta su pantalla con los demás en la reunión. Es útil para presentaciones y demostraciones.
• Grabación de la reunión: esta función permite grabar la reunión para revisarla más tarde o compartirla con aquellos que no pudieron asistir.
• Salas de reunión virtuales: esta función permite a los participantes dividirse en grupos más pequeños para discutir temas específicos durante la reunión.
• Encuestas y cuestionarios: algunas plataformas de videoconferencia ofrecen herramientas de encuestas y cuestionarios para obtener retroalimentación instantánea de los participantes durante la reunión.
• Integración con otras herramientas de productividad: algunas plataformas de videoconferencia se integran con otras herramientas de productividad, como calendarios, tareas y almacenamiento en la nube, lo que facilita la colaboración y la productividad del equipo.
• Filtros de video: esta función permite a los participantes utilizar efectos y filtros de video para mejorar la apariencia de su video durante la reunión.

2.5. Alternativas a Google Meet Hardware

Si hablamos de una solución de videoconferencia en concreto, Google Meet Hardware es el sistema de videoconferencia de Google, conformado por la app de Hangouts Meet y el Hardware de videoconferencia. Esta compuesto por el Google Chromebox, un pequeño ordenador con forma de caja, muy potente, que se puede conectar a cualquier monitor convirtiéndose en un dispositivo, el speaker con cancelación de ruido, la cámara de alta definición que se debe adaptar al tamaño de las sala de reunión, y los mecanismos de control de Google Hangouts Meet Hardware.

Como alternativa al servicio de Google esta Microsoft Teams otro de los sistemas de videoconferencia más utilizados. Es otra aplicación creada por Microsoft para el trabajo híbrido que permite la colaboración entre equipos, para que estén informados, organizados y conectados, todo en un mismo lugar. Al igual que su competidor, Google Meet, ofrece utilizar aplicaciones como chat, calendario, etc.

Zoom es otra alternativa de software de videoconferencia que se ha hecho muy popular durante la pandemia para tener reuniones virtuales o clases en línea, debido a su interfaz fácil de usar. Luego disminuyó la cantidad de usuarios que utilizan esta plataforma, aunque ofrece varias funciones y está disponible en múltiples plataformas, incluidas Windows, macOS, iOS y Android. Actualmente Zoom y Google Meet se integraron para mejorar la accesibilidad y la experiencia en las videollamadas en ambas plataformas.