¿Cómo utilizar Google Vault para la gestión de registros y cumplimiento normativo?

La gestión eficiente de registros y el cumplimiento normativo son elementos esenciales para cualquier empresa. Con la creciente cantidad de información generada y compartida en línea, resulta fundamental contar con herramientas confiables que nos ayuden a gestionar y proteger nuestros datos. Es aquí donde entra en juego Google Vault, una potente solución proporcionada por Google para la gestión de registros y el cumplimiento normativo. 

En este artículo, exploraremos cómo utilizar Google Vault para asegurar la integridad de nuestros registros, cumplir con las regulaciones y normativas relevantes, y garantizar la tranquilidad en términos de seguridad y privacidad de los datos de nuestra organización.

1. ¿Qué es Google Vault? 

Google Vault es una herramienta de control de información, gestión de registros y cumplimiento normativo proporcionada por Google. Con Vault, las empresas y organizaciones pueden administrar, conservar, bloquear, buscar y exportar de manera segura los datos almacenados de los usuarios de Google Workspace, en Gmail, Google Drive, Google Meet y Google Chat.

Con Google Vault, las empresas pueden definir políticas de retención y conservación de datos para cumplir con los requisitos legales y regulatorios. También permite realizar búsquedas y recuperar rápidamente información relevante cuando sea necesario, ya sea para investigaciones internas, solicitudes legales o auditorías de cumplimiento.

Además, Google Vault ofrece herramientas de seguridad y control para proteger los datos sensibles. Permite establecer permisos y accesos a diferentes usuarios, realizar auditorías de actividad y establecer alertas para detectar comportamientos sospechosos o no conformes. 

2. ¿Cómo funciona Google Vault? 

Google Vault funciona como una plataforma integral de gestión de registros y cumplimiento normativo. Proporciona herramientas para configurar políticas de retención, buscar y recuperar datos, cumplir con las regulaciones y normativas, y proteger la seguridad de la información en tu organización.

Es importante tener en cuenta que para que Vault pueda buscar y conservar los datos de los usuarios, estos deben tener una licencia de Google Workspace y otra de Vault. Las licencias de Vault incluídas son:

• Frontline Standard
• Business Plus
• Enterprise
• Todas las ediciones de Education
• Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus (solo con acceso verificado por dominio)
• Google Workspace Business

Cómo funcionan las licencias

• Si Vault está incluido en tu edición, se asigna automáticamente una licencia de este servicio a todos los usuarios de tu organización.
• Si Vault está disponible como licencia complementaria, puedes comprar licencias de Vault para algunos usuarios de tu organización o para todos ellos. Vault solo tiene acceso a los datos de usuarios que tengan licencias de Vault asignadas. 
• Si eliminas un usuario o una licencia obligatoria, es posible que se eliminen definitivamente sus datos y que ya no estén disponibles en Vault.

Ahora bien, para empezar a utilizar Google Vault sigue lo siguientes pasos:

Si tu organización tiene una edición de Google Workspace que no incluye Google Vault, compra licencias de Vault.

Pide a un superadministrador de Google Workspace que configure el acceso de usuarios y los privilegios de Vault. El superadministrador también puede crear reglas de conservación predeterminadas para empezar a conservar datos de forma inmediata. Te recomendamos que colabores con el equipo jurídico o de cumplimiento de tu organización para determinar los requisitos de gobernanza de la información y de descubrimiento electrónico.

Los usuarios de Vault pueden iniciar sesión y empezar a utilizar este servicio. 

3. Ventajas de Google Vault 

Google Vault ofrece varias ventajas para la gestión de registros y el cumplimiento normativo en una organización. Algunas de estas ventajas incluyen:

• Cumplimiento normativo simplificado: Google Vault ayuda a cumplir con los requisitos legales y regulatorios al permitir la retención y búsqueda de datos almacenados en productos de Google. Esto facilita el proceso de responder a solicitudes legales y auditorías de cumplimiento.
• Búsqueda rápida y precisa: Google Vault proporciona una potente función de búsqueda que permite encontrar información relevante en grandes volúmenes de datos. Los filtros avanzados y las opciones de búsqueda permiten precisión y agilidad al buscar datos específicos, palabras clave, fechas y más.
• Conservación y retención personalizada: Con Google Vault, puedes establecer políticas de retención personalizadas para diferentes tipos de datos. Esto garantiza que los datos se conserven durante el tiempo necesario para cumplir con los requisitos legales y regulatorios específicos de tu organización.
• Protección de datos sensibles: Google Vault ofrece herramientas de seguridad y control para proteger los datos sensibles. Puedes establecer permisos y accesos para garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a la información. También puedes auditar la actividad y recibir alertas sobre cambios o comportamientos sospechosos.
• Exportación y producción de datos: Google Vault permite exportar datos en diferentes formatos, lo que facilita su uso en investigaciones internas, solicitudes legales y auditorías externas. Esto ayuda a agilizar los procesos y garantiza la disponibilidad de datos cuando sea necesario.
• Integración con productos de Google: Google Vault se integra directamente con productos populares de Google, como Gmail, Google Drive, Google Meet y Google Chat. Esto facilita la gestión de registros y el cumplimiento normativo al tener todos los datos almacenados en un solo lugar.

4. ¿De qué apps de google workspace puedo sacar información?

Con Google Vault, puedes obtener información y gestionar registros de las siguientes aplicaciones de Google Workspace:

Gmail: Google Vault te permite buscar, retener y exportar correos electrónicos y archivos adjuntos almacenados en las cuentas de Gmail dentro de tu dominio de Google Workspace.

Google Drive: Puedes utilizar Google Vault para buscar, retener y exportar archivos almacenados en Google Drive, incluyendo documentos, hojas de cálculo, presentaciones y otros tipos de archivos.

Google Meet: Google Vault te permite buscar y retener registros de las reuniones realizadas en Google Meet, cómo las grabaciones de las reuniones y los registros de chat.

Google Chat: Puedes utilizar Google Vault para buscar, retener y exportar conversaciones y mensajes de chat realizados en Google Chat, tanto en mensajes individuales como en salas de chat (siempre y cuando el historial esté activado).

Google Voice: Mensajes de texto, mensajes de voz y sus transcripciones, y registros de llamadas de Google Voice para Google Workspace

Nueva versión de Google Sites

5. ¿Qué información puede sacar el administrador de Google Vault? 

Como administrador, tienes un nivel más alto de acceso y control sobre la información dentro de Google Vault en comparación con los usuarios regulares. Puedes acceder y extraer la siguiente información:

1. Correos electrónicos y archivos adjuntos: Puedes buscar, visualizar y exportar correos electrónicos y archivos adjuntos almacenados en las cuentas de Gmail dentro de tu dominio de Google Workspace.
2. Documentos y archivos de Google Drive: Puedes buscar, ver y exportar documentos, hojas de cálculo, presentaciones y otros tipos de archivos almacenados en Google Drive.
3. Grabaciones y registros de Google Meet: Tienes la capacidad de buscar y acceder a las grabaciones de reuniones realizadas en Google Meet, así como a los registros de chat asociados con esas reuniones.
4. Conversaciones y mensajes de Google Chat: Puedes buscar, visualizar y exportar conversaciones y mensajes de chat realizados en Google Chat, tanto en mensajes individuales como en salas de chat.
5. Llamadas y mensajes de texto de Google Voice: Si tu organización utiliza Google Voice, puedes buscar y acceder a registros de llamadas y mensajes de texto realizados a través de esa plataforma.
6. Mensajes en grupos de discusión de Google Groups: Si utilizas Google Groups para la comunicación en grupos de discusión, puedes buscar, ver y exportar mensajes en esos grupos.

6. ¿En qué planes está incluido Google Vault? 

Vault está incluido en las ediciones Business y Enterprise de Google Workspace sin coste adicional.

• Frontline Standard
• Business Plus
• Enterprise
• Todas las ediciones de Education
• Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus (solo con acceso verificado por dominio)
• Google Workspace Business

7. ¿Quién le puede sacar partido a Google Vault?

En realidad, cualquier organización o individuo que requiera una gestión de registros efectiva, cumplimiento normativo y la capacidad de buscar y acceder a datos de manera segura puede sacar partido de Google Vault. 

Pero es cierto que es una herramienta muy útil para los administradores de las cuentas de Google de tu empresa, ya que permite tener el control de la información de cada usuario que definas, además de establecer políticas de retención personalizadas, gestionar permisos de acceso y proteger los datos sensibles de la organización. También pueden utilizar las capacidades de búsqueda avanzada para ayudar en la resolución de problemas técnicos y la recuperación de datos perdidos.

Con Google Vault también es posible acceder a búsquedas, mensajes e histórico de exportaciones de archivos, lo que permitirá tener siempre bajo control los documentos de empresa.